Mandatsbeendigung: Aktenherausgabe und Kosten der Aktenkopien

Aktenkopien zur eigenen Risikoabsicherung des Anwalts

Einleitung

Bei einer Mandatsbeendigung befinden sich Anwalt und Mandant gelegentlich wegen der Aktenrückgabe und wegen nicht bezahlter Honorare im Streit.

Hintergrund dieses Berichtes bildet die Frage, ob der Anwalt, wenn er die Mandatsakten vor der Herausgabe an den Klienten fotokopiert, seine Kopierkosten auf diesen überwälzen kann.

Aktenaufbewahrung

Den Rechtsanwalt treffen standesrechtliche Aufbewahrungspflichten nach Mandatsbeendigung.

Da solche Aufbewahrungspflichten grundsätzlich im Interesse des Mandanten stehen, kann sich der Rechtsanwalt durch Übergabe der Akten an den Klienten von der Aufbewahrungspflicht befreien (vgl. WOLFGANG STRAUB, Aufbewahrung und Archivierung in der Anwaltskanzlei, in: AJP 2010, S. 552).

Aktenherausgabe auf Verlangen

Der Rechtsanwalt hat gestützt auf BGFA 12 lit. a und OR 400 auf Verlangen des Klienten die Originalakten herauszugeben (vgl. ALEXANDRA DAL MOLIN-KRÄNZLIN / ALEXANDER BRUNNER, Neues aus der Praxis der Aufsichtskommission über die Anwältinnen und Anwälte des Kantons Zürich, in: SJZ 113/2017, S. 483, 2017; WALTER FELLMANN, Anwaltsrecht, 2. Auflage, Bern 2017, N 257).

Kosten im Zusammenhang mit der Aktenherausgabe, wie die Kosten für den Versand der Akten, können unter Umständen auf den Klienten überwälzt werden (vgl. OGer ZH PF110014-O/U vom 09.08.2011, E. 3.3 e))

Keine Abhängigmachung der Aktenherausgabe von der Honorarzahlung

Der Anwalt darf die Herausgabe der Mandatsakten nicht von der Honorarzahlung abhängig machen.

Er ist verpflichtet, die Akten vollständig und voraussetzungslos zur Verfügung zu halten bzw. herauszugeben.

Kein Retentionsrecht an Anwaltsakten 

Anwaltsakten sind nicht verwertbar, weshalb an ihnen kein dingliches Retentionsrecht ausgeübt werden kann (vgl. BGE 122 IV 322 ff., Erw. 3a).

Ist die Herausgabepflicht der Akten nicht auf die Hauptpflichten der Parteien ausgerichtet, kann sich der Beauftragte bei der Aktenherausgabe nicht auf das Leistungsverweigerungsrecht nach OR 82 berufen (vgl. BGE 122 IV 322 ff., Erw. 3b).

Ein obligatorisches Retentionsrecht an nicht verwertbaren Akten ist, vorbehältlich anderslautender vertraglicher Vereinbarungen, grundsätzlich ausgeschlossen (vgl. BGE 122 IV 322 ff., Erw. 3c).

Im hievor erwähnten Fall kam das Bundesgericht zudem zum Schluss, dass aus den Standesregeln für Anwälte kein Retentionsrecht an nicht verwertbaren Akten abgeleitet werden könne (vgl. Erw. 3d).

Erstellung von Aktenkopien zum Selbstschutz

Wird die Aktenkopie ohne Mandanten-Anweisung erstellt und verfolgte sie einzig das Ziel der eigenen Risikoabsicherung, gehen die Kopierkosten zu Lasten des Anwalts und nicht zu Lasten des Klienten.

Dem Rechtsanwalt geht es beim Kopieren der Akten in einem solchen Fall um die Verhinderung der eigenen Haftungsrisiken. Die daraus entstehenden Kosten gelten nicht als mandatsbezogen und sind also nicht vom Klienten zu tragen bzw. zu ersetzen.

Fazit

Die Kopierkosten zählen zum Betriebsaufwand des Anwalts, wenn er bei einer Akten-Rückgabe bzw.  der Herausgabe der bei ihm eingetroffenen Drittakten an den Klienten vor Ablauf der Verjährungsfristen – im Eigenschutzinteresse – fotokopiert. Dies sollte eigentlich für jeden Anwalt klar sein.