To do’s erfolgreicher IT-Projekte

Was muss man tun damit ein IT-Projekt ein Erfolg wird?

Die Universität St. Gallen hat herausgefunden das rund 142 Mrd. Euro Schaden pro Jahr durch gescheiterte IT-Projekte verursacht wird. Nun hat eine Studie der Hochschule für Technik und Wirtschaft (HTW) und des Beratungsunternehmens Competence Center Process Management Real Estate (CCPMRE) aufgezeigt, dass die IT-Projekte meistens missglücken, sobald der Mensch sich selbst vernachlässigt.

Gründe für das Scheitern der Projekte

Laut der HTW und der CCPMRE ist eines der Hauptprobleme der Mensch selbst. Will man eine möglichst wirkungsvolle Massnahme erzielen so muss ein „mobilisierter“ Mitarbeiter an das Projekt ran gehen.

Die Lösung? –Das Digital Chance Management Modell (DCM)

Die Autorinnen Marion Peyinghaus der CCPMRE und Regina Zeitner der HTW haben die Lösung gefunden, damit das IT-Projekt auch ein glatter Erfolg wird. Es nennt sich Digital Chance Management, kurz DCM. In 8 Stufen soll das IT-Projekt zum Erfolg werden:

1. Das Gefühl der Dringlichkeit erzeugen. Jedem Mitarbeiter muss klargemacht werden, dass mit diesem IT-Projekt zukünftig das Leben einfacher wird. Nichts hilft es dagegen, wenn man eine Anforderungsliste erstellt. Laut Peyinghaus wurde für diesen Schritt bislang zu wenig Zeit genutzt.
2. Ein Führungsteam bilden aus IT-Experten und kaufmännische Fachkräfte, die Innovationsfreude zeigen und gutes Standing besitzen. Sobald man Mitarbeiter in den Evaluationsprozess mit einbezieht und Verantwortung übertragen, kann das Wissen im Unternehmen weitergetragen werden. Wichtig seien Mitarbeiter, die zwischen den einzelnen Parteien vermitteln können.
3. Groben IT-Lösungsansatz skizzieren und Optimierungspotenziale schöpfen
4. Die „Vision der digitalen Veränderung“ im Unternehmen kommunizieren. Laut Zeitner legen sich viele Unternehmen bezüglich der Software zu schnell fest. Anstatt abzuklären welche Anforderungen das Unternehmen an die IT stellt, stürzen sie sich in das Projekt. Peyinghaus warnt aber auch vor zu viel „Digital-Verliebtheit“, vor allem auf Management-Ebene. Die IT-Systeme müssen sukzessive weiterentwickelt werden. Es ist nun mal nicht so, dass man eine Software kaufen kann und plötzlich alles gut ist und funktioniert.
5. Hindernisse und Vorbehalte aus dem Weg räumen. Vorbehalte können seitens der Belegschaft kommen, da zum Beispiel durch die fortschreitende Digitalisierung letztlich Jobs verloren gehen. Das muss allerdings nicht so sein, da meistens die Prozesse nur innerhalb eines Unternehmens verlagert werden. Es werden viel mehr Prozess- und Datenqualitäten im Unternehmen verbessert, Risiken minimiert und die Wettbewerbsfähigkeiten erhöht. In der Immobilienbranche gibt es allerdings grössere Probleme hinsichtlich der Datenqualität. Dort heisst es „ohne valide Daten kein leistungsfähiges System“
6. Erste kurzfristige Ziele realisieren
7. Erfolge konsolidieren
8. Erfolge in der Unternehmenskultur verankern. Zeitner betont, auch wenn ein IT-Projekt bereits umgesetzt ist, sollte die nachträgliche Auswertung nicht vernachlässigt werden.

Mittels quantitativen Marktanalyse haben die Autorinnen ihr Forschungsmodell überprüft und sie sind überzeugt, dass DCM den IT-Erfolg steigern wird. Jede der acht Stufen ist von Bedeutung und keine darf vernachlässigt oder sogar ausgelassen werden. Das DCM-Modell ist zwar noch nicht in die Praxis durchdrungen, doch die Autorinnen glauben fest daran, dass diese Taktik bald für jedes Projekt angewendet wird.

Gefahren und kleine Lösungsansätze

Die Gefahr des Scheiterns ist, laut CBRE-CEO Alexander von Erdely, gross sobald das IT-Projekt nur um ihrer selbst Willens angestossen wird. Es liegt oft nicht an der technischen Qualität eines Systems, sondern am Wissenstransfer im Unternehmen. Zusätzlich empfiehlt Alexander von Erdely sich zuerst viele Gedanken zu machen, wie viel IT überhaupt benötigt wird um seine minimalen Anforderungen zu erfüllen. Anstatt sich von den vielen technischen Möglichkeiten ablenken zu lassen, sollte man besser eine kleinere Lösung wählen. Die Lösung wäre eine „goldene Quelle“ aus der alle Daten gezogen werden können.