BR bricht Projekt für einen zentralen Nachweis amtlicher Dokumente ab

Der Bundesrat (BR) hat an seiner Sitzung vom 08.09.2021 beschlossen auf die Einführung eines zentralen Nachweises amtlicher Dokumente zu verzichten.

Um die Information über amtliche Dokumente zu verbessern, wird der Eidgenössische Datenschutzbeauftragte eine Liste mit Kontaktangaben der Verwaltungseinheiten publizieren.

So soll der Zugang zu amtlichen Dokumenten vereinfacht werden.

Einleitung

Die Idee für ein Projekt zur Einführung eines zentralen Nachweises für amtliche Dokumente – d.h. die zentrale Übersicht über amtliche Dokumente mit der Möglichkeit, den Zugang dazu zu beantragen – geht auf das Jahr 2008 zurück:

• Ziel

  • Vereinfachte Suche nach amtlichen Dokumenten

• Erste Pilotanwendung

  • 2012 vom Bundesarchiv BAR

• Nicht gegebene technische Voraussetzungen für den Einsatz der entwickelten Anwendung waren aber nicht gegeben
• Sistierung des Vorhabens
  • Ende 2019 erhielt das Bundesarchiv den Auftrag zu prüfen, ob

• ein zentrales Register weiterhin die beste Lösung ist, um
• Informationen zu suchen und
• Zugang zu amtlichen Dokumenten zu erhalten.

Evaluation

Eine extern durchgeführte Evaluation durch das Beratungsunternehmen „Infraconsult“ sowie interne Folgeabklärungen durch das BAR mit der Bundeskanzlei BK und dem Bundesamt für Justiz BJ haben gezeigt, dass ein Zentraler Nachweis einen Mehrwert für die Gesuchsteller bringen würde:

• Je mehr Informationen ein Zentraler Nachweis enthält, desto grösser werden Aufwand und Kosten für die Bereinigung der Daten vor der Publikation, um insbesondere Daten- und Informationsschutz sicherzustellen.
• Automatisierte Datenbereitstellung möglich, nicht aber Datenbereinigung, infolge der verschiedenen Verwaltungseinheiten.

Keine der geprüften Varianten für einen zentralen Nachweis erbrachte ein gutes bzw. angemessenes Aufwand-Verhältnis, insbesondere bei

• der Bereinigung
• beim Mehrwert für die Öffentlichkeit.

Deshalb bricht der BR das Projekt nun ab.

Verbesserungspotential erkannt

Der BR anerkennt ein Verbesserungspotential.

Einfachere Lösung

Der BR beschliesst,

• dass ein Kontakt für die Behandlung von Anfragen gemäss Öffentlichkeitsgesetz (BGÖ) angegeben werden soll,
  • durch die Verwaltungsstellen auf ihrer Website
  • auf einer zentralen Liste beim EDÖB.

Diese Massnahme soll zu einer einheitlicheren Unterstützung bei der Suche nach amtlichen Dokumenten beitragen.

Transparenz für die Gesuchsteller bleibt auf der Strecke

Etwas erschreckend wirkt der Umstand, dass das Projekt – abgesehen vom Kostenpunkt – eigentlich deshalb nicht umgesetzt wird, weil es nur dem Bürger nutzt. Dabei geht vergessen, dass Laien oft Schwierigkeiten haben, zu wissen, bei welcher Verwaltungsbehörde sie sich wie in einer bestimmten (Verwaltungs-)Sache aufdokumentieren können.