Handelsregister: Öffentlichkeit ohne Interessennachweis

Einleitung

Im Verkehr mit Vertragspartnern ist es stets wichtig, dessen Status- und / oder Vertretungsveränderungen detailliert zu erfahren, analysieren und Schlüsse daraus ziehen zu können.

Ausgangslage

Corporate Governance (CG) soll zu einer effizienteren Unternehmensleitung, reduziertem Risiko und besseren Finanzierungsmöglichkeiten dank Transparenz und Kontrolle führen.

Compliance und Regeltreue gebieten es, dass Unternehmen mit Gegenparteien, die ebenso compliant sind, verkehren und Verträge schliessen.

Business Partner-Due Diligence

Es ist sträflich, sich nicht mit den Geschäftspartnern und den möglichen Gegenparteienrisiken näher zu befassen.

Es geht nicht um Sympathie und Antipathie alleine, sondern v.a. um die wirtschaftlichen, finanziellen und rechtlichen Folgen eines Fehlverhaltens des Business Partners, welches zu folgenden Risiken für das eigene Unternehmen führt:

• Imageschaden wegen des Business Partners

• • Allgemein
  • am Markt
  • für die Entscheidungsträger

• illegale Kaufpreis-Mittelherkunft beim Business Partner

• • aus Geldwäscherei?

• Fehlende Reaktion auf Verhandlungsverhalten des Business Partners

• • bezüglich des gegenleistungsrelevantem Leistungsaustausch
  • in Bezug auf Compliance-relevante Themen
  • Vertragsmanagement
  • Vertragsredaktion

• Fehlendes Erkennen der Notwendigkeit des Konsenses von Sicherheitsmassnahmen

• • Ablaufprozesse
  • unwiderrufliche Zahlungsverpflichtungen, inkl. Vorlagezeitpunkt
  • Rückbehalte
  • etc.

• Nichterkennen von fehlender Vertragstreue des Business Partners

• • keine Handshake-Qualität

• Gefahr von Vertragsverletzungen oder Nichterfüllungen durch den Business Partner
• Negativ-Schlagzeilen in den Medien wegen des Business Partners
• usw.

Die Bewertung und Überprüfung potenzieller oder bestehender Geschäftspartner und deren Organe sind ein «Must».

Vgl. dazu

• Vertragsmanagement: Gegenparteirisiken

Handelsregister-Veröffentlichungen

Die (digitalen) Veröffentlichungen im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) vermelden nur, aber immerhin die tagesaktuellen Statusveränderungen und Mutationen von Organen bzw. Zeichnungsberechtigungen von Unternehmen.

Handelsregister-Informationsabruf

Die im zentralen Unternehmensregister der Handelsregisterämter elektronisch abrufbaren Daten, sog. «Zefix-Daten» (www.zefix.ch) geben nur Informationen zu Einträgen und SHAB-Publikationen.

Oft braucht es aber die Kenntnisnahme der Handelsregisteranmeldungen und der einzelnen Belege, um tiefer «ermitteln» zu können.

Immer wieder kommt daher die Frage nach den Eintragungsbelegen auf:

• Können diese erhältlich gemacht werden und wenn ja, wie.

Näherer Einblick ins Handelsregister von Nöten

Die Einsichtnahme ins Handelsregister und die Beschaffung von Belegakten des Handelsregisteramtes ermöglichen:

• Analyse der Statussituation der Gegenpartei

• • zB operative Tätigkeit
  • zB Identität zwischen dem Gesellschaftszweck des Unternehmens (gemäss Handelsregister) und ausgeübter Tätigkeit
  • zB Identität mit dem realen Unternehmen oder «Projekt-Unternehmen», welches einen mit dem operativen Unternehmen verwechselbaren Namen besitzt (UID-Nummer vergleichen!)

• Stand der Kapitalisierung und von Sacheinlagen oder Sachübernahmen

• • zB Verrechnungsliberierungen

• Kadenz der Sitz- und Domizil-Wechsel

• • zB Briefkastenadressen

• Feststellung von Verwaltungsrat und Geschäftsleitung

• • zB fiduziarische eingesetzte Organe

• Häufigkeit der Personalwechsel bei Verwaltungsrat (VR) und Geschäftsleitung (GL)

• • zB Indiz für instabile interne Unternehmensverhältnisse

• Regelmässiger Austausch der Revisionsstelle

• • zB Probleme in Rechnungslegung und Bilanz, allenfalls Solvenz (Austausch der Revisionsstelle vor Überschuldungsanzeige) sowie Frage nach den Gründen für einen Revisionsstellen-Einsatz bei Opting-out-Voraussetzungen (treuhänderischer Kapitalgeber?)

• Reputation derjenigen Personen, die die Registermutationen vorbereiten

• • zB Beraterimage
• Verborgen auftretende Registeranmeldende
  • zB Gründe für ein blosses Ghostwriting?

• usw.

Manchmal lassen sich bei einer abtiefenden Abklärung unerwartete Dinge finden, die ein Überdenken des Entscheids für eine Zusammenarbeit oder für einen Vertragsschluss rechtfertigen.

Grundlagen

• OR 936
• HRegV 10

Grundsatz der Öffentlichkeit

Aufgrund der Publizitätsfunktion des Handelsregisters besteht der Grundsatz der Öffentlichkeit.

OR 936 Abs. 1 Satz 1 begründet die Pflicht der Handelsregisterämter

• dem Publikum zugänglich zu machen:
  • die Einträge im Hauptregister;
  • die Handelsregisteranmeldungen;
  • die Belege.
• und zwar an jedermann ohne Interessensnachweis.

Im Übrigen sind von den Handelsregisterbehörden zu wahren:

• das Amtsgeheimnis;
• die Geschäftsgeheimnisse und Daten der Privaten.

Gegenstand der Öffentlichkeit

Öffentlich sind im Einzelnen (vgl. 936 Abs. 1 Satz 2)

• die Einträge im Hauptregister
• die Handelsregisteranmeldungen:
  •  inkl. Anmeldungsschreiben (vgl. BSK OR II, 2024, N 2 zu Art. 936 OR)
• die Belege, die für die einzelnen Eintragungen erforderlich sind, wie sie jeweils am Schluss der Eintragung im Tagesregister aufgelistet sind:
  • zB öffentliche Urkunden
  • zB Statuten
  • zB Sacheinlageverträge
  • usw.
• die geänderten oder gelöschten Daten (vgl. HRegV 9 Abs. 3), solange die entsprechenden Register und Akten aufzubewahren sind (vgl. HRegV 166).

Ausnahmen von der Öffentlichkeit

Nicht öffentlich sind

• die AHV-Versichertennummern (vgl. OR 936 Abs. 1 Satz 3 und HRegV 10 lit. a)
• die mit der Eintragung zusammenhängende Korrespondenz (vgl. HRegV 10 lit. b)
  • dazu zählen
    • Vorbescheide, Abweisungsverfügungen usw.),
    • Kopien von Ausweisdokumenten (vgl. HRegV 10 lit. c, HRegV 24a Abs. 3)
    • Kopien der Unterlagen gemäss HRegV 62 Abs. 2 / HRegV 10 lit. d), wie sie v.a. im Zusammenhang mit einem «Opting-out» eingereicht werden:
      • zB Erfolgsrechnungen
      • zB Bilanzen
      • zB Jahresberichte
      • usw.
• alle übrigen Handelsregisterakten (vgl. HRegV 152 ff.)
  • zB mit Privaten
  • zB die mit Amtsstellen geführten sonstigen Korrespondenzen
  • zB die Akten über Eintragungen von Amtes wegen.

Im Gegensatz zu ausländischen Handelsregistern sind in der Schweiz die Aktionäre von Aktiengesellschaften oder Jahresrechnungen von Rechtsträgern nicht öffentlich und nicht Teil des Handelsregisters. Achtung: Börsenkotierte Unternehmen haben eigene Regeln.

Vgl. hiezu aber das geplante «Transparenzregister» (Ausweitung der Geldwäscherei-Bekämpfung auf Rechtsberufe: Bundesrat verabschiedet Botschaft) 

Einsichtnahme, Auszüge + Beglaubigungen

Das Handelsregisteramt hat jedem auf Verlangen folgendes zu gewähren:

• Einsicht
• beglaubigte Auszüge über die Eintragungen eines Rechtsträgers im Hauptregister des Handelsregisters, d.h. sog. «beglaubigte Handelsregisterauszüge» (vgl. HRegV 11 Abs. 1 lit. a);
  • ferner: BGE 109 II 478 bzw. Pra 3/1984 Nr. 100, S. 152
• Negativ-Atteste
• Kopien von Handelsregisteranmeldungen und den dazugehörenden Belegen (vgl. HRegV 11 Abs. 1 + 6).

Der Anspruch auf Einsicht hängt – wie tituliert – nicht von einem Interessennachweis ab (vgl. OFK HRegV-Vogel, N 1 zu Art. 11 HRegV).

Internet

Allgemeines

Die Kantone haben folgende Einträge für Einzelabfragen im Internet unentgeltlich zur Verfügung zu stellen (OR 936 Abs. 2 Satz 1):

• Hauptregister
• Statuten und Stiftungsurkunden.

Weitere Belege sowie Handelsregisteranmeldungen

• sind beim Handelsregisteramt einsehbar oder
• können von diesem auf Anfrage digital zugänglich gemacht werden.

Vgl. OR 936 Abs. 2 Satz 2.

Digitale Suche

Die Internet-Benutzer sollen nach dem Gesetz- und Verordnungsgeber die Möglichkeit haben, im konsolidierten (kantonalen) Handelsregistereintrag einer Rechtseinheit zu suchen und ihre Informationsziele herauszuarbeiten.

Suchadresse

Der Zugriff auf die kantonalen Daten kann über das elektronische zentrale Firmenregister des EHRA erfolgen (vgl. HRegV 14),

• zentraler Firmenindex (kurz: ZEFIX):
  • Website ZEFIX

Im Internet zugängliche HR-Einträge

Bei den im Internet zugänglich gemachten Handelsregister-Einträgen ist die Suche nach bestimmten Kriterien möglich (OR 936 Abs. 3):

• Suche nach Unternehmensname, inkl. Unternehmensidentifikations-Nummer [UID]
• Rechtsform
• Sitz [Gemeinde/Ortschaft/Domizil]
• gelöschte Unternehmen oder geänderte Firma [Namen]

Die Inhalte der Belege selbst sind einer Suche nicht zugänglich.

Im Falle von Abweichungen gilt folgendes:

• Vorrang der im Hauptregister eingetragenen Tatsachen vor den elektronisch abrufbaren Daten
• ZEFIX-Daten entfalten keine Rechtswirkungen (vgl. HRegV 14 Abs. 1).

Detailabfragen

Die Detailabfragen sind kantonal unterschiedlich ausgestaltet:

• Digitaler Abruf der Handelregisterunterlagen pro Mutationsfall,
  • via Spalte «Seite / Id», Referenznummer, rechtes «Doku-Icon»  (zB Kanton Zürich)
• Bestellung der Belegakten mittels Web-Formular oder E-Mail beim Handelsregisteramt
  • Individuelle Gewährung des online-Zugriff auf die angefragten Dokumente oder
  • Zustellung von Kopien. 

Nachvollziehbarkeit der HR-Änderungen

Sämtliche Änderungen im Handelsregister müssen nachvollziehbar bleiben:

• Eigensuche + eigene Herausarbeitung aus den HR-Einträgen
• Tagesaktuelle Nachvollziehbarkeit von Veränderungen gegenüber dem Vortag (vgl. Botschaft HReg, S. 3646):
  • Chronologische Nachvollziehbarkeit (vgl. OR 936 Abs. 4)
  • Feststellbarkeit der zeitlichen Abfolge der Einträge aufgrund der Daten des Tagesregistereintrags.

Fazit

Handelsregister-Abklärungen können sehr nützlich sein.

Oft müssen Unternehmen oder deren Entscheidungsträger – branchenbedingt – über Berufsausübungsbewilligungen verfügen, wie – ohne Anspruch auf Vollständigkeit –

• Finma-Bankbewilligung
• Finma-Vermögensverwalter- und Trustee-Lizenzen
  • Finma-Fondsleitungen und kollektive Kapitalanlagen
  • Finma-Reg. von Versicherungsvermittlern
• Bewilligungen der Gesundheitsberufe
• Rechtsanwälte
• Wirtschaftsprüfer
• etc.

Auch ein Check solcher Bewilligungen kann darüber Auskunft geben, ob die Gegenpartei compliant ist.

Die Seriosität einer Gegenpartei lässt sich bei genauerem Hinsehen in verschiedener Hinsicht weiter abtiefen.