Home Office: Organisations-To do‘s

Einleitung

Die Home-Office-Tätigkeit erfordert oft die gleiche Disziplin wie die Arbeit im Betriebsbüro.

Die Kunst von Einsatzplanung und zeitlicher Effizienz ist gefragt.

Nachfolgend als «Teil 1» die Präsentation von

• Organisationshilfen

Eisenhower-Prinzip

Das Tagesprogramm ist nach seiner Wichtigkeit und Dringlichkeit in «Pickle-Jars» (sog. «Einmachgläser») zu sortieren (ursprünglich: «Eisenhower-Prinzip»):

• Zuerst das Wichtige vor dem Dringlichen!

Die Konzentration des «Wichtigen vor dem Dringlichen» entstammt dem allgemeinen Management-Grundsatz, wonach man sich zuerst auf die Aufgaben konzentrieren sollte, die langfristig von Bedeutung sind, bevor man sich den sofortigen, aber weniger wichtigen Aufgaben zuwendet.

Diese Priorisierung lässt einem die langfristigen Ziele nicht aus den Augen verlieren.

60 : 40-Regel

Eine weitere Organisationsmethode charakterisiert sich aus folgender Anwendung:

• Nur 60 Prozent der Zeit verplanen und
• 40 Prozent als Puffer für Unvorhergesehenes oder Zusätzliches freihalten.

Erfahrungsgemäss bringt ein Arbeitstag auch

• unerwartete Nachrichten,
• dringende Aufgaben und
• zeitnah zu erledigenden Anfragen über Messenger wie Slack oder Google Chat
• etc.

Der Kern der Strategie besteht also darin, lediglich 60 Prozent seiner täglichen Arbeitszeit zu verplanen. Die restlichen 40 Prozent der Arbeitszeit sollen als «Pufferzone» frei bleiben.

Dies bedeutet bei einem 8-Stunden-Tag also:

• Verplanung von 5 Stunden;
• Freihaltung von 3 Stunden für Unerwartetes.

ALPEN-Methode

Die «ALPEN-Methode» hilft, den Tagesablauf zu strukturieren und diszipliniert zu bewältigen:

• Aufgaben notieren;
• Länge abschätzen;
• Pufferzeiten einplanen;
• Entscheidungen treffen;
• Nachkontrolle vornehmen.

Die «ALPEN-Methode» ist ein Zeitmanagement-Konzept, welches von Lothar J. Seiwert entwickelt wurde.

Die Ziele der «ALPEN-Methode» sind:

• Arbeitstag-Strukturierung;
• Produktivitäts-Steigerung.

Die fünf Schritte der «ALPEN-Methode» beinhalten im Detail:

1. Aufgaben notieren
   1. Zunächst Notierung
      • aller Aufgaben,
      • Termine und
      • geplanten Aktivitäten für den betreffenden Tag
   2. Erfassung aller Aufgaben, d.h. auch
      • kleiner Pendenzenerledigungen und
      • unerwarteter Aufgaben.
2. Länge schätzen
   1. Für jede Aufgabe oder Funktion wird die benötigte Zeit eingeplant.
   2. Konkreter Zeitaufwand schätzen
      • Realistische Zeitaufwand-Schätzung;
      • Pufferzeiten für Unvorhergesehenes einplanen.
3. Pufferzeiten einplanen
   1. Ein wichtiger Bestandteil der ALPEN-Methode ist die Berücksichtigung von Pufferzeiten.
   2. Daher wird empfohlen:
      • 60% des Tages mit Aufgaben zu verplanen und
      • 40% als Pufferzeit freizuhalten für
        • unvorhergesehene Ereignisse oder
        • Pausen.
4. Entscheidungen treffen
   1. Beim Entscheide treffen geht es um
      • die Prioritätensetzung und
      • die Entscheid-Treffung, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen bzw. sollen.
   2. Hier kann die sog. «Eisenhower-Matrix» eine Entscheidungshilfe bieten:
      • wichtig / unwichtig;
      • dringend / nicht dringend).
5. Nachkontrolle
   1. Am Ende des Tages oder am nächst folgenden Vormittag sollte eine kurze Nachkontrolle erfolgen,
      • um zu prüfen,
        • welche Aufgaben erledigt wurden und
        • welche Pendenzen noch zurückblieben.

Vorteile der ALPEN-Methode sind:

• Produktivitäts-Erhöhung
  • Effizientere Aufgaben-Erledigung durch die
    • strukturierte Planung und
    • Priorisierung.
• Stress-Reduktion
  • Die Methode hilft,
  • der Vermeidung einer Überforderung;
  • der Erstellung realistischer Zeitpläne.
• Verbessertes Zeitgefühl
  • Besseres Verständnis für die eigene Zeiteinteilung
  • durch die Schätzung der Aufgabenlänge;
  • durch die Entwicklung einer Pufferzeiten.
• Motivation-Schub
  • Das sich durch eine erfolgreiche Aufgabenerledigung einstellende Gefühl
    • trägt zur Motivation bei.

Anwendung im Alltag:

Die «ALPEN-Methode» kann angewandt werden:

• im beruflichen Alltag;
• im privaten Bereich.

Sie ist besonders nützlich für

• die Tagesplanung;
• die Wochen- oder Monatsplanung,
  • falls hiezu ein Bedarf besteht.

Pomodoro-Technik

Bei dieser Methode teilt man die Aufgaben in 25-minütige Arbeitsintervalle (pomodori) mit kurzen Pausen auf und legt nach vier «Pomodori» eine längere Pause ein.

Die sog. «Pomodoro-Technik» beinhaltet eine Zeitmanagement-Methode, die auf folgendes abzielt:

• Konzentrations-Steigerung;
• Prokrastinations-Reduktion,
  • indem die Arbeitszeit in Intervalle aufgeteilt wird:
    • in 25 Minuten-Intervalle (sog. «Pomodoros») mit kurzen Pausen von 5 Minuten;
    • in vier Pomodori mit einer anschliessend längeren Pause.

Der Begriff «Pomodoro» leitet sich von der tomatenförmigen Küchenuhr ab, welche der Erfinder, Francesco Cirillo, während seiner Studienzeit verwendete.

Funktionsweise der «Pomodoro-Technik»:

1. Auswahl einer Aufgabe, die zu erledigten ist;
2. Timer-Einstellung auf 25 Minuten pro «Pomodoro/Tätigkeit»;
3. Konzentrierte Erledigung der Aufgaben;
4. Einlegung einer kurzen Pause von je 5 Minuten;
5. Einschaltung einer längeren Pause nach vier «Pomodori» für 15 – 30 Minuten.

Vorteile der «Pomodoro-Technik»:

• Bessere Konzentration;
• Reduzierte Prokrastination (Erledigungsaufschub);
• Produktivitäts-Steigerung;
• Zeitmanagement-Optimierung.

Anwendungs-Eignung der «Pomodoro-Technik»:

• Die Pomodoro-Technik ist für Personen geeignet, welche
  • ihre Zeit besser einteilen,
  • ihre Konzentration steigern möchten und
  • alle, die an Bildschirmarbeitsplätzen arbeiten.

Zeitmanagementprinzipien zur Leistungssteigerung

Eine jüngere Methode mit «Zeitmanagement-Tipps soll nicht nur eine Priorisierung der Aufgaben, sondern zusätzlich eine Leistungssteigerung bewirken:

1. Verknüpfen der alltäglichen Arbeit mit den Zielen.
2. Priorisierung und Organisation der jeweiligen persönlichen Arbeitsschritte.
3. Vorausplanung des nächsten Tages am Vortag.
4. Ein „Nein“ zu neuen Aufgaben erklären und/oder delegieren.
5. Aufgaben auf ihre Zweckmässigkeit und Zielführung prüfen.
6. Keine handschriftliche To-Do-Liste erstellen, sondern ein IT-Tool verwenden.

Fazit

Wichtig bei der Home Office-Tätigkeit ist:

• sich klare Ziele zu setzen,
• die Unterscheidung zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben («Eisenhower-Prinzip») anzuwenden,
• die Nutzung von Zeitmanagement-Methoden (zB «Pomodoro-Technik») und
• die Vermeidung von Ablenkungen.

Quelle

LawMedia Redaktionsteam