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Legal - Compliance

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Prüfungsbericht

Rechtsgebiet:
Legal - Compliance
Stichworte:
Legal / Compliance
Autor:
Bürgi Nägeli Rechtsanwälte
Herausgeber:
Verlag:
LAWMEDIA AG

In aller Regel macht das Unternehmen dem Legal Auditor bestimmte Berichterstattungsvorgaben:

Prüfungsprämissen

  • Prüfungsgegenstand gemäss Auftrag
  • Fragestellung gemäss Auftrag
  • SOLL-Werte
    • Unternehmensinterne Vorgaben
    • Stand der Technik
    • Regeln der Kunst
    • State of the Art
  • Prüfungsplan
  • Prüfungsmethoden
  • Einschränkungen
  • Vorbehalte

Beurteilungskriterien

  • Anwendbare Beurteilungskriterien
  • Gewichtung der Beurteilungskriterien / ausführliche Wiedergabe des Massstabes
  • Feintuning
    • Nach Informationsaustausch mit Legal Controller und Unternehmensleitung
    • Nach Vorliegen der Zwischenergebnisse
    • Nach Grobbeurteilung des vorgefundenen IST-Zustandes
  • Nachvollziehbarkeit
    • Ausführliche Bekanntgabe der massgebenden Beurteilungskriterien
    • Dokumentierung

Arbeitsdokumente

  • Arbeitspapiere
    • Gesprächsnotizen
    • Ausgefüllte Checklisten
    • Statistiken
    • Datenauswertungen
    • Stichprobenergebnisse
    • Memoranden über rechtliche Recherchen
    • Gesetzesauszüge und Kopien der einschlägigen Fachliteratur
  • Detailbekanntgabe der Prüfungsergebnisse
    • Grundsatz
      • Bekanntgabe der Details der Prüfergebnisse für Nutzenstiftung bei Unternehmen und Legal Controlling
    • Ausnahme
      • Mitarbeiterinformationen, die nur unter Anonymitätsbedingung erfolgten
      • Eigentlich müsste der Legal Auditor den Anonymität wünschenden Mitarbeiter darauf hingewiesen werden, dass er zur Offenheit gegenüber dem Auftraggeber verpflichtet sei und, dass ihn gegenüber seinem Arbeitgeber (Auftraggeber) eine arbeitsvertragliche Mitwirkungspflicht treffe (vgl. OR )

Prüfungsergebnisse

  • Aufbau des Berichtes
    • Kernstück des Prüfungsberichts ist die Darstellung des Prüfungsergebnisses
      • Management Summary mit Konklusion aus der Prüfungsarbeit
      • Begründung
        • Begründungstext
        • Quellenangaben
          • Arbeitspapiere
          • Gerichtsurteile
          • Literaturquellen
      • Massnahmen-Vorschläge
        • bei Schwachstellen im Prüfungsbereich
        • bei Regelverletzungen
        • bei Anzeigepflichten u.ä.
  • Inhalt des Berichtes und Darstellung der Ergebnisse
    • Redaktionsanforderungen
      • objektiv
      • nachprüfbar
      • überzeugend
    • Redaktionsumfang
      • Beschränkung auf das Wesentliche
    • Wording und Tonalität
      • verständlich (kein juristisches Fachdeutsch)
      • anständiger Ton
      • direkte Themenansprache

Entwurfsbesprechung mit Legal Controller

  • Besprechung
    • Nach abgeschlossener Meinungsbildung des Legal Auditors und Redaktion des Schlussbericht-Entwurfes bespricht er diesen mit dem Legal Controller
  • Schwachstellen-Ansprache
    • Der Legal Auditor bespricht mit dem Legal Controller insbesondere
      • Schwachstellen
      • Behebungsvorschläge
  • Einwendungen des Legal Controllers
    • Der Legal Auditor nimmt die Einwendungen des Legal Controllers zum Prüfungsergebnis entgegen und verarbeitet diese, falls sie gerechtfertigt sind, in seinem Schlussbericht
  • Verbesserungsmassnahmen
    • Um seine Kontrollaufgabe gut zu erfüllen, sollte der Legal Auditor sich zusammen mit dem Legal Controller besonders zu den Schwachstellen und Verbesserungsmassnahmen austauschen.
  • Funktionenwechsel des Legal Auditors vom Prüfer zum Berater
    • Mit dieser Vorbesprechung und seinen Verbesserungsvorschlägen mutiert der Legal Auditor vom Prüfer zum Berater (vgl. ZÜND ANDRE, a.a.O., S. 696 f.)
  • Überzeugende Darbietung des Legal Auditors
    • Der Legal Auditor sollte bei seinem Gespräch aus dem Vollen schöpfen (Fachwissen, Berufserfahrung, Intuition usw.)
    • Eine überzeugende Entwurfsbesprechung ist die „halbe Miete“ und damit der erste Schritt für die Umsetzung der vorgeschlagenen Verbesserungsmassnahmen

Schlussbericht-Präsentation

  • Adressat des Schlussberichts
    • Unternehmen (Auftraggeber), vertreten durch die Unternehmensleitung
  • Präsentation bei der Schlussbericht-Übergabe
    • Idealerweise sollte der Prüfungsbericht der Unternehmensleitung im Beisein des Legal Controllers übergeben und mündlich erläutert werden

Weiterführende Literatur

  • STAUB LEO, Legal Management von Recht als Führungsaufgabe, 2., erweiterte und aktualisierte Auflage, Zürich, S. 171 ff.
  • MASCELLO BRUNO, Beschaffung von Rechtsdienstleistungen und Management externer Anwälte, Zürich 2015, 353 S.
  • HAMBLOCH-GESINN SYLVIE / HESS BEAT / MEIER ANDREAS L. / SCHILTKNECHT RETO / WIND CHRISTIAN, In-House Counsel in internationalen Unternehmen, Basel 2010, 279 S.
  • ZÜND ANDRE, Revisionslehre, Zürich 1982

Weiterführende Links

  • Aufbau | rechts-gutachten.ch

Weiterführende Informationen

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