Checkliste „Koordinationsregeln“

Downloads

• Checkliste: Koordinationsregeln

Checkliste

Mögliche Inhalte von Koordinationsrichtlinien können – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – sein:

1. Corporate legal culture
   1. Grundsätze der Rechtskultur des Unternehmens
   2. Verpflichtung auf Rechtskulturgrundsätze
2. Projektverantwortung
   1. Unternehmen
      1. Projektleiter (im legal controlling)
   2. Anwaltskanzlei
      1. Mandatsleiter (i.d.R. Partner)
   3. Änderung in der Projektverantwortung
      1. nur wenn zwingend notwendig
      2. schriftliche Mitteilung an die andere Partei
3. Kontaktpersonen
   1. Unternehmen
      1. Projektleiter (im legal controlling)
      2. Stellvertreter
   2. Anwaltskanzlei
      1. Mandatsleiter
      2. Stellvertreter
      3. Einsatz weiterer Rechtsanwälte, sofern und soweit notwendig
4. Kommunikation
   1. Allgemein / Grundsätze
      1. Gewünschte Kommunikationsart
         1. Offene Kommunikation
         2. Direkte Kommunikation
         3. Professionelle, kompetente und vollständige Kommunikation
      2. Interne Kommunikation
         1. mündliche und schriftliche Kontakt-Adressaten
            1. Head of legal
            2. Legal Controller (als Stellvertreter)
         2. Kommunikation Anwaltskanzlei ./. Betriebsangehörige
            1. Direktkontakt nur mit Wissen und Willen des Legal Controlling
      3. Externe Kommunikation
         1. Vorgängige Absprache von Zuständigkeit und Vorgehen
      4.  Reporting
         1. Standreports
            1. Inhalt
            2. Form
            3. Häufigkeit
         2. Zwischenreports bei wichtigen Anlässen
      5.  Schlussbericht
         1. in wichtigen Angelegenheiten
            1. mit Zukunftswirkung
            2. mit Dauerschuldcharakter
            3. mit Nachbetreuungsbedarf
         2. in anderen Fällen nur auf Verlangen
   2. Unternehmen
      1.  Ansprechpartner
         1. Head of Legal (General Counsel)
         2. Legal Controller (als Stellvertreter)
   3. Anwaltskanzlei
      1.  Ansprechpartner
         1. Mandatsleiter
         2. Mandatssachbearbeiter (als Stellvertreter)
5. Budget
   1. Budgetpflicht und Mindestinhalt
   2. Meldepflicht bei Budgetüberschreitung
   3. Keine Abgeltung ohne vorgängige Genehmigung von Budgetüberschreitungen
   4. Nutzung der Infrastruktur des legal controlling, wo immer möglich (Research, Assistenz, beglaubigte Registerauszüge, Kopien uam
6. Verhältnismässigkeit
   1. Allgemein
      1. 80 % / 20 % Regel als Prinzip
   2. Prozessmandate
      1. Auswahl der Rechtsbehelfe nach dem Kosten- / Nutzenprinzip
7. Qualität
   1. Arbeit
      1. Fachlich perfekte Arbeit
      2. Professionalität im Auftritt
   2. Zeit
      1. Ablieferung just in Time
   3. Kosten
      1. Kostenbewusste Mandatsführung
      2. Berücksichtigung des Budgets
      3. Kostenkommunikation
   4. Innovatives Denken
      1. Alternative, kreative und doch legale Lösungsvorschläge
      2. Ratschläge zur Organisationsweiterentwicklung
      3. Präventionstipps
8. Reisen
   1. Honorar während Reisezeit
      1. Verrechenbarkeit Reisezeit?
      2. max. zu Tagessatz (i.d.R. 12 Arbeitsstunden)
   2. Unterkunft und Verpflegung
      1. Ansätze für Übernachtungs- und Verpflegungskosten
   3. Reisekosten
      1. Ansätze für Auto-, Bahn- und Flugreisen
9. Vergleich
   1. Allgemein
      1. Stets vorhandene grundsätzliche Vergleichsbereitschaft
   2. Im konkreten Fall
      1. Unterbreitung der Vergleichsvorschläge an das Legal Controlling nur Antrag, Begründung und Dokumentierung
         1. Analyse angesichts des Vergleichsangebots
         2. Prozesschancen und Prozessrisiken bei Verfahrensfortsetzung
         3. Alternativen zum Vergleichsvorschlag
         4. Empfehlung
      2. Vergleichsangebots-Kommunikation nur unter Vorbehalten
         1. unpräjudiziell
         2. ohne jede Rechtspflicht
         3. nicht für den Gerichtsgebrauch bestimmt
      3. Entscheid des Unternehmens zum Vergleichsvorschlag
         1. Notwendigkeit der internen Willensbildung
      4.  Vergleichskompetenz
         1. Head Legal
10. Rechnungsstellung
    1. Rechnungsanschrift
       1. je nach Kostenstellenvorgabe im Unternehmen
    2. Rechnungszustellung
       1. an Legal Controlling
    3. Projektangabe
       1. Referenz-Nummer
       2. Projektbezeichnung
    4. Fakturaintervall / Fakturierungsphase
       1. Vorgegebene Fakturierungskadenz
          1. Monatsrechnung?
          2. Quartalsrechnung?
       2. Individuelle Festsetzung des Fakturierungszeitpunkts / Fakturierungsphase
          1. nach Wunsch des Legal Controlling
          2. in Absprache aufgrund der konkreten Projektverhältnisse
    5. Rechnungsgliederung / Detaillierungsgrad
       1. Detaillierte Wiedergabe
          1. Leistungserbringer (Mandatsleiter, Sachbearbeiter usw.)
          2. Datum der Leistungserbringung
          3. Leistungsbeschrieb
          4. Zeitaufwand
       2. Subtotal
       3. MWST-Ausweis
       4. Rechnungstotal
       5. Bankverbindung
    6. Honorar
       1. Fakturierbare Leistungen
       2. Nicht fakturierbare Leistungen (mit Null-Null-Ausweis in der Spalte)
          1. Unnötige Präsenz mehrerer Kanzleivertreter an Sitzungen
          2. Doppelspurigkeiten
          3. Infrastrukturleistungen, die beim Unternehmen hätten abgerufen werden können
          4. Budgetüberschreitungsbeträge
    7. Barauslagen
       1. ggf. verabredete Pauschalierung von Barauslagen (sog. „Kleinspesenpauschalen“ (zB 3 % des Honorarbetrages) anstelle von Einzelaufschrieben)
       2. Dokumentierung von Barauslagen mit Einzelbeträgen von höher als CHF ……………
    8. Ersatz Dienstleistungen Dritter
       1. Nur genehmigte Leistungen Dritter
    9. Angabe der bisher aufgelaufenen Kosten im Projekt
       1. Wiedergabe der bezahlten und offenen Rechnungen (als Bekanntgabemittel)
       2. Totalisierung der aufgelaufenen Kosten
    10. Rechnungsunterzeichnung
        1. Die Rechnungen sind durch den projektverantwortlichen Mandatsleiter zu unterzeichnen
11. Rangverhältnis von Mandatsvertrag und Koordinationsregeln
    1. Die Bestimmungen des Mandatsvertrages gehen bei Abweichungen diesen Koordinationsregeln ranglich vor.