Prüfungsdurchführung

Das Legal Audit sollte in einem mit der Wirtschaftsprüfung vergleichbaren Vorgehen stattfinden:

Prüfungsort

• Vor-Ort-Prüfung (authentischer Eindruck und Einblick uam)
• Erhöhte Informationsbereitschaft des Legal Controllers im vertrauten Umfeld
• Höhere Akzeptanz des Legal Auditors
• Durch Direktkontakt grösseren Lerneffekt für die Legal Controlling-Mitarbeiter

Prüfungsmethode

• Vorgehenspläne
  • Arbeitspläne mit Terminierungen
• Vorgehen (bei umfangreicheren Prüfungsvorhaben)
  • in 4 Schritten, ähnlich wie in der Wirtschaftsprüfung
    • Kennenlernen Prüfbereich
      • Strukturen und Abläufe
        • Organigramme
        • Richtlinien
        • Reglemente
        • Weisungen
      • Ergänzende Informationen
        • Gespräche mit Legal Controlling-Mitarbeitern
        • Gespräche mit Mitarbeitern anderer Unternehmensbereiche
      • Aktenstudium
      • Kommunikationsmittel
        • Persönliche Gespräche
        • Fragebogen
        • Checklisten
    • Informations-Verifizierung
      • Vergleich der gesammelten Informationen mit der Betriebsrealität
        • Stichprobenprüfung
        • Eigene Beobachtung im Unternehmen
      • Abweichungsregistrierung (Beschreibung)
        • qualitativ
        • quantitativ
    • Gegenüberstellung SOLL- und IST-Werte
      • Abgleich der unternehmerischen SOLL-Werte
        • mit den Regeln der Kunst
        • mit dem State of the Art
        • mit den IST-Werten
      • Schwachstellen
        • Schwachstellendefinition
        • Vorschläge für verbessernde Massnahmen
    • Berichterstattung Prüfergebnisse
      • Adressat
        • Auftraggeber (Unternehmen)
      • Berichterstattungsart
        • Gemäss Auftragsabrede
        • ev. Grundsätze, wie sie für die interne Weitergabe des Legal Controlling gelten
        • Vgl. auch Prüfungsbericht

Verfahrensprüfung (Organisation und Funktionsweise des Legal Controlling)

• Grobprüfung
• Informationssystem
  • Frühwarnsystem
  • TQM-Teilfunktion
  • Planungsfunktion
• Beeinflussungen
  • intern
  • extern
• Wissen
  • Ausbildung
  • Weiterbildung
• Rechtsberatung
• Compliance
• Dokumentation Dispute Risks
• Schlussbericht

Ergebnisorientierte Fragestellungen (Operational Auditing)

• Arbeitsergebnisse
• Verträge
• Honorare
• etc.

Kommunikationsregeln

• Startkontakt Legal Auditors durch Legal Controlling-Mitarbeiter
  • Kontaktvorankündigung
    • Vorabinformation
    • Gegenseitiges Kennenlernen
    • zur Ausräumung von Ängsten und Unsicherheiten
  • unangemeldete Prüfung
    • im Compliance-Bereich als Ergebnisprüfung
    • bei Unregelmässigkeiten oder bei erheblichen Gesetzesverstössen
• Kommunikationsstil von wichtiger Bedeutung
  • Generell
    • Zuvorkommendes und freundliches Auftreten des Legal Auditors
      • zur Verbesserung von Systemen
      • durch weitgehenden Verzicht auf persönliche Kritik
      • ohne Einbezug des Legal Controlling in die Prüfungshandlungen
  • Erfordernis eines situativen Kommunikationsstils
    • autoritär
    • konstruktiv
    • partizipativ
  • Positive Prüfungswirkung
  • Folgen negativer Prüfungswirkung
    • Misstrauen
    • Bedrohungsgefühl
    • Belästigungseindruck
• Informelle Prüfungsinformation und –wirkung vs. Legal Controlling
  • Vermittlung von Vertrauen in eigene Arbeit und die Systeme
  • Wissensadaptierung auf neuesten Stand
  • Korrektivwirkung bei Schwachstellenortung
  • Disziplinierung zwecks prophylaktischer Wirkung
    • bei Abweichungstendenzen
    • bei fehlender Problemsensibilisierung
• Kommunikation zwischen Legal Auditor und Auftraggeber
  • Kurze mündliche Kontakte, verteilt über die ganze Prüfdauer, als vertrauensbildende Massnahme
  • Orientierung über Zwischenergebnisse
  • Steigerung der Ergebnisqualität durch laufendes Feedback des Auftraggebers
  • Ev. Behebung von Schwachstellen während laufender Prüfung

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