Über die durchgeführten Transaktionen und die nach dem GwG erforderlichen Abklärungen müssen Belege erstellt werden (Art. 7 GwG), so dass fachkundige Dritte (d.h. nicht jedwede Dritte) sich ein zuverlässiges Urteil bilden können über:
- die Transaktionen und Geschäftsbeziehungen sowie über
- die Einhaltung der Bestimmungen des GwG.
Mangels Vorgaben an die Art der Belege bleibt es dem Finanzintermediär überlassen, in welcher Weise er diese vorhält (physisch, elektronisch). Es muss allerdings sichergestellt sein, dass allfälligen Auskunfts- und Beschlagnahmebegehren der Strafverfolgungsbehörden innert angemessener Frist nachgekommen werden kann. Diese Pflicht darf nicht unterschätzt werden und setzt entsprechende organisatorische Massnahmen voraus.
Hinweis
Die Belege unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, die je nach Zugehörigkeit des erstellten Belegs entweder mit Beendigung der Geschäftsbeziehung oder nach Transaktionsabschluss zu laufen beginnt (vgl. auch zivilrechtliche Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen nach Art. 962 OR).
Die Geldwäschereiverordnung der FINMA (GwV-FINMA) legt jedenfalls für Finanzintermediäre nach Art. 2 Abs. 3 GwG, die der Aufsicht der FINMA gemäss Art. 14 GwG direkt unterstellt sind (sog. DUFI) genau fest, welche Dokumente auf jeden Fall aufzubewahren sind (vgl. Art. 62 GwV-FINMA):
- eine Kopie der Dokumente, die zur Identifizierung der Vertragspartei gedient haben;
- in den Fällen der Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person, die schriftliche Erklärung der Vertragspartei über die Identität der wirtschaftlich berechtigten Person;
- eine schriftliche Notiz über die Ergebnisse der Anwendung der Kriterien zur Erkennung von Geschäftsbeziehungen mit erhöhten Risiken ;
- eine schriftliche Notiz oder die Unterlagen zu den Ergebnissen der zusätzlichen Abklärungen bei Geschäftsbeziehungen oder Transkationen mit erhöhten Risiken;
- die Unterlagen zu den getätigten Transaktionen;
- eine Kopie der Meldungen nach Art. 9 Abs. 1 GwG;
- eine Liste der von ihm unterhaltenen GwG-relevanten Geschäftsbeziehungen.
Ferner bestimmt die Verordnung, dass die Unterlagen zu den getätigten Transaktionen dabei so beschaffen sein müssen, dass jede einzelne Transaktion nachverfolgt werden kann. Grundsätzlich gilt für die Aufbewahrung der Unterlagen und Belege, dass diese
- in der Schweiz unter der
- Möglichkeit eines jederzeitigen Zugangs aufbewahrt werden.
Wird auf eine elektronische Aufbewahrung der Dokumente zurückgegriffen, muss diese einerseits den Vorgaben der Geschäftsbücherverordnung vom 24. April 2002 entsprechen, andererseits muss beim Gebrauch von sich im Ausland befindlichen Servern beachtet werden, dass entweder physische oder elektronische Kopien der notwendigen Dokumente in der Schweiz vorhanden sind.
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