Eine gute Verhandlungsvorbereitung ist die sog. „halbe Miete“. Sie hilft nicht nur den Verhandlungsablauf zu steuern und die Rahmenbedingungen zu schaffen, sondern auch anschliessend zu beurteilen, wie ernsthaft der Vertragspartner verhandelt, wie abschlussbereit er ist und wie kompetent und strukturiert er denkt.
Guidelines für Vorbereitung und Verhandlungsführung sind:
- Eigene Vorbereitungen
- Inhaltliche Sachthemen
- Kenntnis und Aufbereiten der Zahlen-/Daten-Fakten
- Gedanken zur Verhandlungsgestaltung
- Redaktion einer Agenda
- Für komplexe Verhandlungen und zur Sicherstellung der Vollständigkeit der Verhandlungspunkte Erstellung eines kleinen „Drehbuchs“
- Initiative ergreifen und mit dem Verhandlungsführer der Gegenpartei Kontakt für die Abstimmung der Verhandlung aufnehmen (siehe lit. B)
- Abstimmung mit dem Verhandlungspartner
- Verhandlungsvereinbarungen
- Geheimhaltungsvereinbarung
- Verhandlungsabrede
- Teilnehmer je Verhandlungspartner
- Sitzungsdatum
- Sitzungsort
- Infrastruktur (Räume, Technik (Beamer, Hellraumprojektor, Flipchart, Videokonferenz/zuzuschaltende Personen etc.)
- Agenda-Punkte (siehe lit. A) / Verhandlungsthemen
- Verhandlungsziel
- Präsentation Angebot und/oder
- Abläufe für Bieterverfahren und/oder
- Due Diligence
- Compliance-Infos
- Ideenaustausch
- Vertragsabschluss
- Letter of intent
- Option
- Vorvertrag
- Rahmenvertrag
- Hauptvertrag
- Zeitfenster für die Verhandlung
- Verhandlungsvereinbarungen
- Verhandlung
- Begrüssung
- Teilnehmer
- Vorstellung
- Diskussion über Zulassung nicht angekündigter Gesprächsteilnehmer
- Änderungen, Ergänzungen und Genehmigung der Agenda
- Protokollierung, Bedeutung und Wirkung / Protokollführer
- Verhandlung gemäss Agenda oder einvernehmlicher oder konkludenter Wechsel zu informellen Gesprächen (bei ungezwungener Situation oder je nach Gegenstand, Ziel und Parteiverhältnisse > Agenda nur noch Vollständigkeits-Checkliste)
- Materielle Punkte / Ziele
- Sachthemen
- Zahlen-/Daten-Fakten
- Interessen / Sichtweisen
- Optionen
- Lösungen
- Vertragsschluss
- Eckdaten
- Vertragsgegenstand
- Hauptleistungen
- Sachleistung
- Gegenleistung / Geldleistung
- Abwicklung
- Sicherstellungen
- Beginn, Dauer, Kündigung
- Schlussbestimmungen / Standardklauseln
- Ergebnisse
- To do’s / Who
- Nächste(r) Schritt(e)
- Termine
- Verschriftlichungen
- Schlussworte + Verdankung
- Verabschiedung
- Eckdaten
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