Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!
Das Vertragscontrolling beinhaltet
- die Prüfung jeder Partei, ob durch das Verhandlungsergebnis die Vertragsziele erreicht werden
- die Wertung jeder Partei, ob sie mit dem Verhandlungsergebnis (IST) leben kann oder, ob sie weiterverhandeln soll, um dem Vertragsziel (SOLL) noch näher zu kommen oder es voll zu erreichen.
Begriff
Vertrags-Controlling sind alle Massnahmen, die geeignet sind, Planung (SOLL) und die Realisierung (IST) zu messen, zu vergleichen und zu bewerten (Erkenntnisse).
Grundsätze
Zunächst gilt:
- Ohne Planung kein Ergebnisvergleich
- Ohne Ergebnisvergleich kein Controlling
- Ohne Controlling bzw. Nachkalkulation keine Betriebswirtschaftlichkeitskontrolle
- Ohne Betriebswirtschaftlichkeitskontrolle keine Angebots- und Rentabilitätssicherheit
Controlling-Grundlagen
Beim Vertragscontrolling ist der „Controller“ mit gleichen Problemen wie beim „Finanzcontrolling“ konfrontiert:
- Controlling-Instrumente
- Massgebende Dokumente
- Prüfgegenstand
- Definition der Bewertungskriterien
- Controlling-Präzision
- Controlling-Daten und Gliederung
- Nachkalkulation
Controlling-Instrumente
Als Controlling-Instrumente können eingesetzt werden:
- Matrixtabelle
- Mit synoptisch aufgeteilten Rechte und Pflichten
- Excel-Tabelle
- Verknüpfung der entsprechenden Controlling-Faktoren
- Controlling-Programme, wie sie auf dem Markt lizenzweise erworben werden können
- Individuell für die konkreten Bedürfnisse programmierte Controlling-Software
Massgebende Dokumente
Aus der Vertragsdokumentation sind folgende Dokumente zusammenzustellen:
- Vertrag oder Auftragsbestätigung, inkl. sideletters
- Devis
- Detailkalkulationen für das Angebot
- Verhandlungsprotokolle
- Budget
- Nachkalkulationsunterlagen
- Weitere vertragsrelevante Dokumente
Prüfgegenstand
Es gibt viele Gründe, weshalb Sie den Vertragsentwurf Ihres Vertragspartners kontrollieren lassen sollten.
» Vertragsprüfung: Checkliste Prüfkriterien
Definition der Bewertungskriterien
Der Tiefgang der Bewertung ist individuell zu bestimmen. Im Zentrum des Controlling steht aber immer die Kontrolle der Zielerreichung der kaufmännischen Ziele.
Controlling-Präzision
Die Controlling-Präzision ist abhängig von:
- Umfang bzw. Interessenwert des Auftrags
- Wichtigkeit des Auftrags
- Kosten-/Nutzenverhältnis des Controlling zum Auftragsvolumen
Auch Controlling kostet. Bei übersichtlichen kleinen Aufträgen stellt sich die Frage, ob sich ein eigenes Controlling rechtfertigt oder, ob nicht der zuständige Sachbearbeiter im Rahmen des Auftragsvollzugs selber ein „händisches Controlling“ durchführen soll.
Controlling-Daten und Gliederung
Rechte und Pflichten sind frühzeitig bzw. rechtzeitig zu überwachen!
Steht keine Controlling-Software zur Verfügung, sollte zum Beispiel nachgenannte Gliederung vorgenommen werden:
Nachkalkulation
Die Nachkalkulation ist ein wesentlicher Punkt des Vertragscontrollings. Die Nachkalkulation sollte aufdecken:
- Möglichkeit zur Fakturierung beinahe vergessener Nachtragsaufträge oder Änderungen des Bestellers
- Optimierung der Arbeitsprozesse
- Möglichkeit zur Suche sog. „Leerläufe“
- Verhandlungsaufwand
- Gebühren und Kosten für Erfüllungs- und Gewährleistungsgarantien
- Verzugszinsen
- Vertragsstrafen
- Aufwand externer Berater
- Unerwartete Mehraufwendungen für die Berechnung künftiger Angebote
Aus sachlogischen Gründen sollten die Zuständigkeiten von Angebotsausarbeitung und Nachkalkulation personell getrennt sein.
Gemeinsames Schlusscontrolling durch beide Parteien
Bei Rahmenverträgen, Forschungs- und Entwicklungsverträgen und Joint-Ventures sowie in Fällen guter bzw. enger Zusammenarbeit empfiehlt es sich, Controlling und Nachkalkulation – soweit möglich – gemeinsam vorzunehmen.
Auch hier sind die Funktionen von Angebotsausarbeitung und Controlling bzw. Nachkalkulation zu trennen, was nicht heissen will, dass der Controlling-Beauftragte nicht auf das Vorwissen des Vertragsverhandlers zurückgreifen soll.
Schlusswürdigung
Zum Abschluss des Auftrages haben sich die Verantwortlichen Rechenschaft darüber abzulegen, was
- Im konkreten Auftrag erreicht wurde und welches finanzielle Ergebnis (Gewinn oder Verlust) resultierte
- für die Zukunft zu ändern ist
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