Workation: Die herausfordernde Verschmelzung von Arbeit und Ferien

Ein Überblick

Einleitung

«Workation» ist heute im Trend und könnte zur «business opportunity» werden.

Sogar Reiseveranstalter wie KUONI, Hotelplan und TUI Suisse bewerben ihre eigenen Hotels an Feriendestinationen mit Relax-Ruf für «Work and Vacation»-Angebote.

«Workation»: Die Definition

Dem Kunstwort «Workation» liegt die angelsächsische Wortverbindung der beiden Begriffe «Work» + «Vacation», d.h. Arbeit (work) und Ferien (vacation), zu Grunde.

Begriffsalternativen für das Kofferwort «Workation»:

• Telearbeit in den Ferien
• Remote Working in den Ferien
• Work and Travel
• Remote Workung from Abroad

Die abstrakte Begriffsbestimmung erlaubt einen grossen Rahmen, von beiläufiger, geringfügiger e-mail und Telefonbeantwortung bis zum Vollpensum am Ferienort oder der ortsunabhängigen «Digital-Nomad»-Arbeit:

• Reisende Arbeitende oder
• Arbeitende Reisende

Es gibt auch welche, die an der Wärme den Winter überbrücken oder während der Hitzeperiode in der kühleren Bergregion verbringen und dort arbeiten.

«Workation»: Der Gegenstand

Streng genommen ist es eigentlich eine Umfeld-Veränderung, die es erlaubt,

• an einem andern Ort zu Arbeiten (Ferienort) und
• an einem andern zu Wohnen (Ferienort).

«Workation»: Eine Folge-Zeiterscheinung von Home-Office

Die Kombination von Arbeit und Ferien soll inspirierend sein.

Dies kann sicher so sein, wenn auch der Konditionen-«Cocktail» des Arbeitgebers stimmt:

• Ferienanrechnung (keine oder bloss Anteil?)
• Voller Lohn oder reduzierter Lohn (je nach «Work»-Pensum)?
• Teilweise Kostenübernahme der Ferienwohnung oder des Hotelzimmers?
• etc.

Manche finden es einfach «cool» oder «sauglatt» «Workation» zu machen, vielleicht alleine schon des tollen Begriffs wegen.

Erfahrungsgemäss können solche nicht schriftlich abgesicherte Spezial-Arrangements bei der späteren Auflösung des Arbeitsverhältnisses zu Streit führen.

«Workation»: Eine widersprüchliche Wortkombination

Das Kunstwort «Workation» leidet an einem inneren Widerspruch:

• Wer arbeitet, macht keine Ferien.

Die moderne Wirtschaftswelt verlangt immer mehr Präsenz, auch während der Ferien;

• Teilnahme an Telefonkonferenzen
• Beantwortung von e-mails
• usw.

«Workation»: Ein Widerspruch zur schweizerischen Ferien-Gesetzgebung

• Ausgangslage

  • «Workation» führt aber weiter als der gelegentliche Kontakt mit dem Büro oder eine abendliche e-mail-Beantwortung:

• • • Arbeit und Ferien in einem.

• Erholungszweck der Ferien

  • Arbeit erfordert Erholung,
    • zur Erhaltung der Gesundheit;
    • zur Bewahrung der Arbeitskraft.
  • Für das weitere sei verwiesen auf:
    • Erholungszweck der Ferien
    • Ferienanspruch

• Konkrete Verhältnisse / Schaffung von Rechtssicherheit

  • Ob «Workation» Teil eines Ferienbezugs sein soll, hängt von den konkreten Umständen ab (Abrede mit der Arbeitgeber, Arbeitspensum usw.).
  • Es ist zu empfehlen, durch die „Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag“ insofern klare Verhältnisse zu schaffen, ob und in welchem Mass mit „Workation“ ein Ferienbezug erfolgt.

• Workation als „Incentive“

  • Dem Vernehmen nach werden «Workations» in der Regel als sog. «Incentives» von den Arbeitgebern bestimmten Arbeitnehmern gewährt.

Vorteile / Nachteile

Abgesehen vom Auslandbezug ähneln die Vor- und Nachteile jenen der Home-Office-Tätigkeit:

• Vorteile und Nachteile der Home-Office Arbeit

Der Arbeitsaufenthalt, verbunden mit dem Wohnen im Ausland, führt gegenüber der Home-Office-Tätigkeit zu einer weiteren Komplexitätserhöhung.

Elemente der Funktionstauglichkeit von «Workation»

Vor allem die Arbeitnehmer achten meistens und – nur – auf das Arbeits- und Erholungs-Equipment:

• Ferienwohnung mit Home-Office-Ausstattung
• (Sonnen-)Terrasse
• Zwei (Arbeits-)Tische
• Ein Pool
• Schnelle und gesichertes Internet
• ev. Zeitverschiebung
• etc.

Dabei wird nur auf die ideale Mischung von Arbeit und Ferien im Rahmen der geplanten Reise geachtet.

Wie bei anderen Reisen sind auch allfällige Reisewarnungen zu berücksichtigen:

• https://law.ch/lawinfo/reiserecht/reisewarnungen/

Es empfiehlt sich, die ersten «Workation»-Versuche in ähnlichen Breitengraden wie die Schweiz zu absolvieren.

Erst nach einer gewissen «Workation»-Erfahrung sollten Trips in entferntere und exotische Länder gewagt werden, alles natürlich mit Zustimmung des Arbeitgebers.

Rechtliche Grundlagen

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten?

Massgebend ist – wie so oft im nationalen und internationalen Recht – der konkrete und ins anwendbare Recht zu subsumierende Sachverhalt.

Eine generelle Beantwortung ist daher nicht möglich.

Arbeitgeberzustimmung

• Allgemein

  • Obwohl viele Arbeitgeber die Home-Office-Tätigkeit in der Schweiz zulassen, ist es eine Minderheit, die eine Home-Office-Arbeit im Ausland bewilligen.
  • Der Grund für die gewisse Zurückhaltung sind die geschäftlichen und rechtlichen Risiken einer Home-Office-Tätigkeit im Ausland,
    • die je nach Branche und Konstellation unterschiedlich sind:
      • bewilligungspflichtiges Gewerbe
      • Bankgeheimnis / Berufsgeheimnis
      • Sensitive Daten / Datenschutz
      • etc.
    • die sich je nach Zielland nicht einfach «managen» lassen.

• Arbeitsvertragliche Situation in der Schweiz

  • Für den Arbeitnehmer gelten grundsätzlich die Bedingungen seines Arbeitsvertrags im Herkunftsland oder die Regeln seines sog. «Entsendevertrags».

• Erfordernis der Arbeitgeberzustimmung

  • Ohne Änderung des bestehenden Arbeitsvertrages bedarf «Workation»:
    • der Zustimmung des Arbeitgebers für das Arbeiten im Ausland,
      • zumal der arbeitsvertragliche Leistungserbringungsort des Arbeitnehmers in der Schweiz ist;
    • der temporären Anpassung des Arbeitsortes, d.h.
      • nicht in der Schweiz, sondern im Ausland, am Ort XY;
    • der Abrede, wonach es sich beim Arbeiten im Ausland nicht um Ferien-, sondern Arbeitstage handle;
    • der Erledigung der Arbeit auch im Ausland.

• Arbeitgeberbedingungen für eine «Workation»-Zustimmung

  • Arbeitgeber stimmen «Workation»-Aufenthalten ihrer Mitarbeitern zu, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
    • Effektive Erledigung der Arbeit
    • Keine Beeinträchtigung der Arbeit im Team
    • Eine Maximaldauer (zB 8 Wochen)
    • Zustimmung des Vorgesetzten
    • Abgeklärte sozialversicherungs- und steuerrechtliche Aspekte
    • ev. Ausland-Deckungserweiterung der Cyber Crime-Versicherung
    • Destinationen-Entscheid.
  • Branche mit grosszügiger «Workation»-Handhabung
    • Vor allem in der Reisebrache bieten die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu «Workation»-Aufenthalten.
    • Die Ziele sind naheliegend:
      • Erfahrungen in diesem Geschäftsmodell für die Reisekunden sammeln;
      • Keine sensitiven Arbeiten der Mitarbeiter im Zielland.

• Zusatzvereinbarung zum bestehenden Arbeitsvertrag

  • Allgemein
    • Die Erlaubnis zu «Workation» und die Bedingungen können in einer Ergänzungsvereinbarung zum Arbeitsvertrag festgehalten werden.
  • Inhalt
    • Ohne Anspruch auf Vollständigkeit werden in einer solchen Zusatzvereinbarung geregelt:
      • Dauer der «Workation»
      • Zielland
      • Dauer
      • Arbeitszeiten
      • Reporting / Kommunikation mit der Zentrale
      • Datensicherung
      • Geheimhaltung
      • Versicherung(en)
      • Kostenfolgen (Aufenthalt, BYOD etc.)
      • Ausschliessliche Anwendung des Schweizer Rechts
      • Gerichtsstand
      • Bestimmung, wonach der Arbeitsvertrag im Übrigen unverändert und vollinhaltlich in Kraft bleibe.
    • Siehe auch oben «Arbeitgeberbedingungen für eine «Workation»-Zustimmung.
    • Die Bedingungen ähneln jenen einer Home-Office-Vereinbarung, zB
      • Arbeitsort
      • Arbeitspensum
      • Überstunden
  • Vorteile einer Zusatzvereinbarung
    • Eine solche Zusatzvereinbarung schafft für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber Rechtssicherheit und eine Vertrauensgrundlage für die Auslandpräsenz des Mitarbeiters.

Visum und Arbeitsbewilligung

Abhängig vom Zielland und von der Aufenthaltsdauer wird für eine Tätigkeit vor Ort verlangt:

• Ein Visum
• Eine Arbeitsbewilligung

 Ein Aufenthalt von mehr als 3 Monaten erfordert in bestimmten Ländern die Einholung dieser «Bewilligungen».

Einreisestatus

In vielen Staaten ist es von Bedeutung, unter welchem Status eine Person ins Zielland einreist: 

• als Tourist?
• als Arbeitskraft?

In vielen Staaten erkundigen sich die Beamten bei der Einreise nach:

• Zweck der Einreise bzw. des Aufenthalts;
• Reiseverlauf;
• Aufenthaltsdauer bzw. Datum der Ausreise;
• etc..

Arbeits- und Aufenthaltsbedingungen im Zielland

Vor der Anreise sollte sich der Einreisende informieren:

• wie die Arbeits- und Aufenthaltsbedingungen im betreffenden Land resp. vor Ort ausgestaltet sind;
• Arbeitnehmer ohne Arbeitserlaubnis können sich und ihren Arbeitgeber unter Umständen zivil- und strafrechtlich haftbar machen.

Arbeitsrecht / Arbeitnehmerschutz im Zielland

Auch die Normen des Arbeitsrechts sind von Land zu Land unterschiedlich:

• Zu den rechtlichen Rahmenbedingungen des betreffenden Ziellandes für «Workation» zählen:
  • Gehaltsanforderungen
  • Zulagen
  • Arbeits- und Ruhezeit, Sonn- und Feiertage / Ferien (Urlaub)
  • Arbeitszeitmanagement (Zeiterfassung)
  • Entsendevorschriften
  • Sicherheitsfragen.
• Dabei gilt:
  • Alle Vorschriften sind zu beachten, um Ärger für alle Beteiligten zu vermeiden.

Sozialversicherungsrecht im Zielland

• Medizinische Versorgung

  • Vorsorge
    • Ein wichtiger Komplex bildet das Sozialversicherungsrecht und die medizinische Versorgung vor Ort:
    • Es stellt sich die Frage, ob ein «Workation»-Aufenthalt im Ausland Sozialversicherungspflichten nach sich zieht, wie
      • Meldepflicht
      • Versicherungspflicht
      • Abrechnungspflicht
      • Beitragspflicht
      • etc.
  • Erkundigung
    • Vor der Anreise ist abzuwägen, ob und welche Folgen «Workation» hat für
      • den Zugang zur medizinischen Versorgung;
      • zu anderen Leistungen des Gesundheitswesens.
    • Letzteres sind elementare Faktoren für den «Workation»-Aufenthalt und die konkrete Gestaltung des Arbeits- und Lebensverhältnisses vor Ort.

• Sozialversicherungspflicht

  • Allgemein
    • Eine «Workation» von maximal 20 % eines Jahrespensums, d.h. rund 10 Wochen, werden in sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht als unproblematisch betrachtet.
  • Im Besonderen
    • Gleichwohl empfiehlt es sich, je nach Land und Dauer des Aufenthalts die erforderlichen sozialversicherungsrechtlichen Abklärungen zu treffen.

• Entsendungsstatus?

  • «Workation» kann zum Teil auch einer Entsendung gleichgestellt werden:
    • Arbeitnehmer können ihrem Sozialversicherer das «Formular A1» («Portables Dokument» A1) einreichen.
    • Das Formular A1»bescheinigt das nationale Sozialversicherungsrecht, welches für seinen Inhaber nach den zwischen der Schweiz und den Staaten der Europäischen Union (EU) oder der Europäischen Freihandelsassoziation (EFTA) geltenden Koordinierungsregeln gilt.
    • Dieses Dokument bescheinigt, dass der Inhaber nur in dem Land, welches das Formular A1 ausgestellt hat, Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten hat.
  • Unsicherheit bei den Sozialversicherungsträgern
    • Zu diesem Thema bestehen beim Bundesamt für Sozialversicherung (BSV) und bei den Ausgleichskassen viel Unsicherheit:
      • Arbeitgebern ist zu empfehlen,
        • die Folgen abzuklären, wenn ihr Mitarbeiter im Zielland verunfallt oder erkrankt;
        • sich nach den erforderlichen Zusatzversicherungen zu erkundigen.

• Zusatzversicherungen

  • Je nach Situation (Mitarbeiter, Funktion, Land, Aufenthaltsdauer usw.) kann es zweckmässig sein, eine Zusatzversicherung mit den Deckungen für Krankheit, Unfall und Rechtsschutz sowie ggf. Haftpflicht abzuschliessen.

Steuern

• Allgemeines

  • Wer an einem bestimmten Ort durch seine Arbeit Einkommen erzielt, wird vom örtlichen Fiskus in aller Regel dazu verpflichtet, einen Teil seines Einkommens dem Staat in Form von Steuern (Einkommens-, Lohn- oder Quellensteuer) abzugeben.
  • Eine kurze «Workation» hat in der Regel – ohne Gewähr – keine steuerlichen Auswirkungen.

• 183 Tage-Regel

  • Bei einem Aufenthalt von mehr als 183 Tagen kann eine «Lohnsteuerpflicht» gemäss einem mit dem Zielland bestehenden Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) entstehen.

• DBA zwischen Zielland und der Schweiz?

  • Die Schweiz unterhält zur Vermeidung einer Doppelbesteuerung mit vielen, aber nicht mit allen Staaten ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA).

• Betriebsstätten-Begründung im Ausland?

  • Für den Arbeitnehmer, aber auch für den Arbeitgeber, besteht das zusätzliche Risiko, dass durch die Tätigkeit des Arbeitnehmers im Ausland eine Betriebsstätte faktisch gegründet wird, mit steuerlichen Implikationen.
  • Dies sollte im Voraus abgeklärt und – wenn möglich – vermieden werden.

• Steuerpflicht des Arbeitnehmers

  • Bei «Workation» sollte daher von Anfang an beachtet werden, ob Arbeitnehmer der Einkommensteuerpflicht unterliegen, wenn sie im Zielland arbeiten.

• Ev. Steuerpflicht des Arbeitgebers

  • Unter Umständen kann der Arbeitgeber verpflichtet sein,
    • auf dem Lohn seines Arbeitnehmers die Steuern abzuführen,
      • wie es im Ausland üblich ist,
        • analog der Schweizerischen Quellensteuer für Ausländer, die weniger als 5 Jahre in der Schweiz leben.

Fazit

«Workation» ist mehr als Home Office im Ferienparadies und will gut geplant sein. Viele Unternehmen und Mitarbeiter erkennen nicht, dass sie sich optimal darauf vorbereiten und die arbeits- sowie steuerrechtliche Fragen (rechtzeitig bzw. vorgängig) abklären sollten.

Ob dieser neuen Entwicklung prägender Charakter zukommt, muss sich weisen.