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Vertragsmanagement

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Zu archivierende Verträge

Rechtsgebiet:
Vertragsmanagement
Stichworte:
Vertragsmanagement
Autor:
Bürgi Nägeli Rechtsanwälte
Herausgeber:
Verlag:
LAWMEDIA AG

Einleitung

Das Vertragsmanagement im Sinne der Vertragsverwaltung ist umfassend angedacht. Allein schon die Aufbewahrungspflichten verlangen dies.

Die Themen sind:

Vertrags-Verteiler

  • Original: inhouse legal (Ausnahmen: GL-Mitglieder-Arbeitsverträge / Arbeitsverträge b/HR-Abteilung)
  • Arbeitskopie: Projektmanager
  • Informationskopie: Abteilung

Interne Verträge

  • Organigramme
    • Unternehmensstruktur
    • Unternehmensvertreter
    • Stellvertretungen
    • Berechtigungen / Zeichnungsberechtigungen
  • Arbeitsverträge (aus Vertraulichkeitsgründen in separaten HR-Programmen)
  • Miete / Pacht / Grundstücke / Urkunden
  • Finanzierungen / Kreditverträge / Hypothekar-Kreditverträge
  • Intercompany-Darlehensverträge
  • Netting Agreements
  • Rangrücktrittsvereinbarungen
  • Letter of comfort
  • Darlehen an Mitarbeiter usw.
  • IT Service-Providing
  • Leasingverträge
  • Bürgschaftsverträge
  • Garantieverträge
  • Versicherungsverträge / Versicherungspolicen
  • Kommunikation (Telecom-Providing)
  • Gesuche / Bewilligungen / Zulassungen /
  • Maklerverträge
  • Freelancer-Verträge
  • Beraterverträge
  • uam.

Externe Verträge

  • Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
  • Allgemeine Einkaufsbedingungen (AEB) / Allgemeine Lieferbedingungen (ALB)
  • Absichtserklärungen / letter of intent
  • Schadloshaltungsvereinbarungen
  • Vorhand-, Vorkaufs- und Kaufrechtsverträge
  • Beteiligungsverträge
  • Due Diligence Report
  • Rahmenverträge mit Lieferanten und Zulieferern
  • Investmentverträge
  • Joint Venture-Verträge
  • Geheimhaltungsvereinbarungen
  • Escrow Agreements
  • Paymaster Agreements
  • Hinterlegungsvertrag für Sequestration
  • Lieferverträge (mit und ohne Mengenrabatten)
  • Garantieverträge
  • Transportverträge / Logistikverträge
  • F&E-Verträge
  • Werkverträge
  • Aufträge
  • Vertriebsverträge
  • Franchisingverträge
  • Kommissionsverträge
  • Agenturverträge
  • Hinterlegungsverträge
  • Gebrauchsleiheverträge
  • IT-Hardware-Verträge
  • IT-Entwicklungsverträge
  • IT-Lizenzverträge
  • IT-Service Level Agreements
  • Kreditkartenverträge
  • Vereinbarungen für Reisen und Übernachtungen
  • uam.

Rechte

  • Patente
  • Marken
  • Urheberrechte
  • Design
  • Kennzeichenrechte
  • Lizenzverträge

Aufbewahrungspflichten

Die Aufbewahrung der Geschäftsakten ist in OR 957 geregelt.

Die Archivierung ist nicht damit getan, dass man die Geschäftsunterlage in eine Archivbox steckt. Vielmehr müssen die Unterlagen wieder gefunden werden und die Daten auf den Bedarfszeitpunkt hin abgerufen werden.

Die Aufbewahrungsthemen sind Chefsache (vgl. OR 716a)

Aufbewahrungsdauern

  • OR 962: 10 Jahre
  • MWSTG 70 (Immobilien): 20 + 5 Jahre
  • Personal (heikle Daten): kürzer
  • BVG (Destinatäre): bis die Destinatäre 100 Jahre alt sein könn(t)en
  • Branchenspezifische Aufbewahrungsbedürfnisse: Individuell deren Spezialgesetzgebungen
  • Beachtung ausländischer Normen bei internationaler Tätigkeit: Aufbewahrungsdauer im betreffenden Staat
  • Aus steuerlicher Optik: Orientierung an definitiver Veranlagung: 10 Jahre nach rechtskräftiger Veranlagung
  • Umstrukturierung: Zusammenführen der Aktenbestände und Erfassung der Restlaufzeit für die Aufbewahrung

Weiterführende Informationen

» Unternehmensliquidation: Löschung der Gesellschaft im Handelsregister

» Umstrukturierung einer Gesellschaft

    Kontakt

    Bürgi Nägeli Rechtsanwälte

    Kontakt / Help

    Bürgi Nägeli Rechtsanwälte

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