Prinzipien des Vertragsmanagements

Folgende Prinzipien beeinflussen das Vertragsmanagement:

1. Überblick wahren

• Wirtschaftlicher Erfolg
• Begründung oder Fortsetzung einer langfristigen Kundenbeziehung

2. Vertragsziele im Auge behalten

• Motivation
• Sinnhaftigkeit business case
• Rechtzeitiger Beraterbeizug (Technologieexperte, Rechtsanwalt, Steuerberater usw.)
  • Der Beizug eines Rechtsanwalts
    • sollte nicht erst erfolgen, wenn der Vertrag bereits zu Ende verhandelt ist
    • dient der Streitprävention durch seine
      • Schaffung klarer Verhältnisse
      • Redaktion rechtswirksamer Verträge

3. Verhandlungsvorbereitung

• Sorgfältige Verhandlungsbereitung
  • Suche nach geeigneten Wegen zum Verhandlungserfolg
• Ausarbeitung Verhandlungsinhalt
  • Verhandlungssache
  • Konfliktstoff
• Untersuchung sämtlicher verhandlungsrelevanter Aspekte
  • Verhandlungsführer benennen die Verhandlungsgegenstände
  • Identifizierung unterschiedlicher Ausprägungen
  • Versuch, für eigene Verhandlungsziele Nutzenfunktionen zu definieren
  • Abschätzung, wie sich die Gegenpartei vorbereitet
  • Analyse
    • der von der Gegenpartei in die Verhandlung entsandten Vertreter
    • der Verhandlungsfähigkeit
    • der Ziele der Gegenpartei
  • Vereinbarung Verhandlungstermin
    • Wahl des richtigen Verhandlungszeitpunkts (Berücksichtigung der Arbeitskurve (auch kein leerer Bauch), in ruhiger Zeit, ev. vor einem Wochenende usw.)
    • Verhandlungsort (Entgegenkommen, zB bei Gegenpartei)
    • Sitzungsagenda (ev. Absprache oder vorgängige Genehmigung des Agendainhalts, zur Vermeidung einer Befremdung über einseitiges Aufstellung der Traktandenliste)
  • Festlegung der Verhandlungsstrategie
    • Vertragsverhandlungen / Verhandlungsstrategie
  • Checkliste
    • Checkliste „Verhandlungsvorbereitung + Verhandlung

4. Verhandlungsführung

• Verhandlungsstil
  • Respektvoll trotz gegenläufiger Interessen
  • Taktisch-spielerische Komponenten zulässig (kleine „Verhandlungspoker“)
• Ergebnisorientierung
  • Gegenpartei will alles umsonst?
  • Starres Festhalten der Gegenpartei an Prinzipien oder Grundsätzen
  •  Gegenpartei ist bei jedem Verhandlungspunkt nur am eigenen Erfolg interessiert (keine Bereitschaft, auch in nebensächlichen Punkten entgegenzukommen; Vertragspartnereignung in Frage stellen [Verhandlungsabbruch?]
  • Patt-Situationen [Test, ob die Gegenpartei nach konstruktiven, geschäftsbegründenden Lösungen sucht]
  • Bereitschaft, Alternativen zu prüfen und zu vereinbaren?
  • Gut und Günstig verlangt?
  • Zu günstige Konditionen von sich aus angeboten?
• Anregen und nicht Beeinflussen
• Flexibilität oder Starrheit?
• Information
• Kommunikation
• Checkliste
  • Checkliste „Vehandlungsvorbereitung + Verhandlung“

5. Vertragsredaktion

• Ziele
  • Präambel (History, Motive und Ziele, Vertragszweck, Auslegungshilfe)
  • Vertragstext möglichst realitätsnah formulieren
  • Wiedergabe der Ambivalenz von Rechte und Pflichten der Vertragsparteien / Abläufe
  • Verwendung einer einheitlichen Terminologie bei der Vertragsredaktion
  • Vertragstitel sollen mit dem Vertragstext übereinstimmen
  • Thematisierung von Erfüllungs- und Risikoplanung
• Strukturierung
  • Check der Rechtsträger (Gründung? Rechtsformwahl?)
  • Check der betroffenen Parteien und Personen
  • Check der betroffenen Ressourcen und Servicebedürfnisse bzw. Nachbetreuung
  • Check der praktisch oder intelektuell notwendigen Leistungen
  • Check der betreffend Herstellung der Dispositionsfähigkeit?
  • Check der betroffenen Standorte und Räume
  • Check der logistischen Abläufe (ev. Visualisierung komplexer Abläufe)
  • Check der Zustimmungs- und Genehmigungsbedürftigkeiten
  • Check der zu schaffenden Aufbauorganisation
  • Check der Ablaufprozesse + spätere Vertragsanpassung an veränderte Verhältnisse
  • Check des Kommunikationsprogramms
  • Check des anwendbaren Rechts
  • Check allf. Formvorschriften
  • Check Gerichtsstand
  • Check Streitbeilegungs-Alternativen zu staatlichen Gerichten
  • Vertragsdisposition
  • Drehbuch bei komplexeren Vertragsverhältnissen
  • Folgt Gegenpartei der Chaostheorie?
• Verständlichkeit und „Wasserdichtheit“ in Bezug auf Regelungs-Vollständigkeit
• formale Logik
• Vertragsästhetik
• Komplexitätsreduktion
• Vernetztes Denken
• Zeitbedarf für Vertragsredaktion
• Dokumentierung
• Ausfertigung

6. Bilanz der Ausgewogenheit (Leistung ./. Gegenleistung / Chancen ./: Risiken [Risikoverteilung])

7. Bilanz der Zugeständnisse

8. Bauchgefühl (Unterbewusstsein)

9. Erfolgskontrolle

• Lässt sich mit dem verhandelten Vertrag noch ein Gewinn erzielen?
• Sind noch alle Faktoren aktuell?
• Ist das Vertrauen in die Gegenpartei noch intakt?
• Wird das verhandelte Ergebnis intern noch von allen Entscheidungsträgern befürwortet?

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