In der Praxis sind zwei grundsätzliche Arten von Verwaltungs-Modellen anzutreffen:
System der direkten Stellvertretung
Auftreten gegenüber Mietern und Handwerkern
- Verwalter im Namen des Hauseigentümers
- auf Rechnung des Hauseigentümers
Mietzinsinkasso / Verwaltungskonto
- auf ein Bank- oder Post-Finance-Konto, welches auf den Hauseigentümer lautet
- Bankbelege-Duplikate-Zustellung an den Verwalter
Bauaufträge
- Verwalter im Namen des Hauseigentümers
- auf Rechnung des Hauseigentümers
System der indirekten Stellvertretung
Auftreten gegenüber Mietern und Handwerkern
- Verwalter in eigenem Namen
- auf Rechnung des Hauseigentümers
Mietzinsinkasso / Verwaltungskonto
- auf ein Bank- oder Post-Finance-Konto, welches auf den Verwalter lautet
- Zahlungsverkehr wird für den Auftraggeber nur durch die Liegenschaftenabrechnung und nicht über Bankbelege-Verkehr ersichtlich
- Der Zahlungsverkehr ist Teil der auftragsrechtlichen Rechnungslegung und Herausgabepflicht (OR 400)
Bauaufträge
- Verwalter in eigenem Namen
- auf Rechnung des Hauseigentümers
Die Immobilienverwaltung nach dem System der indirekten Stellvertretung birgt erhebliche Gefahren und Nachteile für den Auftraggeber in sich:
Mehrkosten
- Tax occulte-Wirkung auf weiter verrechneten Fremdkosten bei der MWST (MWST-Belastung auf den vom Verwalter direkt den Handwerkern bezahlten Arbeiten mit MWST)
- Denkbare Bestandespflege-Entschädigungen der Drittdienstleister und Handwerker
- Überhöhte Preise, komb. mit verdeckten Retrozessionen
- Retrozessionen (ähnlich der Retrozessionen im Vermögensverwaltungs-Business)
- Abrechnungs- und Herausgabepflicht nach OR 400, des Beauftragten
Abrechnungsunterschiede
- System der direkten Stellvertretung
- Die Kosten des Unterhalts und der Erneuerung wickeln sich über das Verwaltungskonto ab und sind nicht Gegenstand des mandatlichen Ersatzes von Verwendungen und des Befreiungsanspruchs
- System der indirekten Stellvertretung
- Die Kosten des Unterhalts und der Erneuerung werden nicht über das Verwaltungskonto abgewickelt, sondern stellen mandatliche Ersatzansprüche des Verwalters dar, nämlich
- bei bereits erfolgter Bezahlung
- Anspruch auf Ersatz der Verwendungen
- vor erfolgter Bezahlung
- Befreiungsanspruch
- bei bereits erfolgter Bezahlung
- Die Kosten des Unterhalts und der Erneuerung werden nicht über das Verwaltungskonto abgewickelt, sondern stellen mandatliche Ersatzansprüche des Verwalters dar, nämlich
Vermögensgefahren / Unsicherheit
- Verwalter ist Schuldner des Netto-Bewirtschaftungserlöses
- Inkassorisiko für den Netto-Bewirtschaftungserlös bei Konkurs des Verwalters
Hingegen kann das System der indirekten Stellvertretung in dem Fall für den Verwalter nachteilig sein, wenn er erhebliche Bautätigkeiten entwickelte, der Hauseigentümer das Mandat widerruft und der Netto-Bewirtschaftungserlös geringer ausfällt als der Verwendungsersatzanspruch sowie Streit über Ansprüche und Höhe besteht; in diesem Fall ist der Verwalter Gläubiger des Hauseigentümers und es trifft ihn die Klageobliegenheit.
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