Nach Vertragserfüllung ist meist nicht Endstation. – Der Vertrag ist bis zu seinem Wirkungsende zu betreuen (sog. Vertragsarchivierung oder Vertragsverwaltung)!
Die Vertrags-Archivierung betrifft alle Massnahmen für Information und Nachbetreuung noch nicht final vollzogener Verträge.
Notwendigkeit
Die Abwicklung und Verwaltung von Verträgen sind zentrale Bestandteile der Geschäftstätigkeit. Eine Vielzahl von Einzelverträgen mit Partnern, Lieferanten, Zulieferern und Kunden verursacht vielfältige Abhängigkeiten und Wirkungsbeziehungen.
Die Vertragsverwaltung ist eine oft als lästig beurteilte Arbeit, die aber notwendig ist. Nur so kann die Umsetzung aller Vertragsbedingungen, insbesondere bei Dauerschuldverhältnissen oder Rahmenverträgen, überwacht werden.
Werkzeuge
Die Vertragsarchivierung erfolgt meistens mittels
- Vertragsmanagement-Software
- Digitaler Archivierungs-Programme
Diese elektronischen Hilfsmittel sollten ermöglichen
- Reporting
- Workflow-Funktionen
- Vortermin- und Fristenmeldungen
- Absetzung von Meldungen bei Handlungsbedarf
Vertragsverwaltung
Die Tendenz wegen von Standardverträgen zu individuellen Verträgen stellt höhere Anforderungen an Transparenz in Sachen Rechte und Pflichten entlang des Vertragslebens-Zyklus. Diese Transparenz erfordert eine Akturierung des Sachverhalts mit allen Dokumenten, von der Vertragsverhandlung bis zum Vertragsende.
Die Vertragsverwaltung ist für eine ordentliche Geschäftsführung zwingend:
- Vertragsverwaltung in allen Stufen und Abteilungen
- Zu archivierende Verträge
- Daten der Vertragsverwaltung
- Kontrollmöglichkeiten
- Vorteile bei Konfliktvermeidung / Konfliktbewältigung
- Probleme ohne Vertragsverwaltung
Vertragsakturierung – eine Notwendigkeit für den Umgang mit Rechten und Pflichten des Unternehmens
- Basisinformationen für Überblick
- Dokumente finden
- Verpflichtungen und Kosten kennen
- Kostenreduktionen ausmachen können
- Risiken bewerten,
- Synergien steuern
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