Die Abläufe der Gesellschafterversammlung sind zu protokollieren, wobei sich die Form nach dem GV-Gegenstand richtet:
Schriftform
- Zuständig: Protokollführer, in der Regel der oder die Geschäftsführer
- Die Schriftform ist unabdingbar (vgl. OR 805 Abs. 5 Ziffer 7 iVm OR 702 Abs. 2 Satz 1)
- Protokollierungsart
- Ergebnisprotokoll (Ergebnis der Abstimmungen und Wahlen; siehe nachfolgend „Inhalt“), ergänzt um wörtliche Protokollierung bei Protokollierungswunsch der Votanten
- Inhalt (vgl. OR 805 Abs. 5 Ziffer 7 iVm OR 702 Abs. 2)
- Anzahl, Art, Nennwert und Kategorie der Stammanteile, die von den Gesellschaftern bzw. deren Stellvertretern vertreten werden
- die Beschlüsse und die Wahlergebnisse
- die Begehren um Auskunft und die darauf erteilten Antworten
- die von den Gesellschaftern zu Protokoll gegebenen Erklärungen.
- Einsichtsrecht der Gesellschafter
- Jeder Gesellschafter hat das Recht, das Protokoll einzusehen (vgl. OR 805 Abs. 5 Ziffer 7 iVm OR 702 Abs. 3)
- Aufbewahrungspflicht
- auch Gesellschafterversammlungs-Protokolle sind während 10 Jahren aufzubewahren (vgl. OR 805 Abs. 5 Ziffer 7 iVm OR 962 Abs. 1)
Öffentliche Beurkundung
- Zuständig: Urkundsbeamter (Notar)
- Der Form der öffentlichen Beurkundung bedürfen folgende Beschlüsse:
- Stammkapital-Erhöhung
- Stammkapital-Herabsetzung
- Umwandlung
- Fusion
- Spaltung
- Auflösung
- Statutenänderungen
- Die öffentliche Urkunde ersetzt das schriftliche Gesellschafterversammlungs-Protokoll.
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Bürgi Nägeli Rechtsanwälte
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