Aus- und Weiterbildungsauslagen

Die berufliche Aus- und Weiterbildung ist nicht nur im Interesse des Arbeitnehmers, sondern auch des Arbeitgebers und findet oft teils während der Arbeitszeit, teils in der Freizeit statt. Daraus ergeben sich oft arbeits- und steuerrechtliche Problemstellungen:

Definition

• Aus- und Weiterbildungskosten   =   Kosten aus Massnahmen der beruflichen Aus- und Weiterbildung
• Eine Legaldefinition fehlt

Grundlagen

• BG vom 13.12.2002 über die Berufsbildung (SR 412.10)
• Erlasse des Bundespersonalrechts und der Kantone

Abgrenzungen

• Allgemein
  • Die gesellschafts- und freizeitorientierte Aus- und Weiterbildung ist hier nicht Erläuterungsgegenstand
• Ausbildung
  • =   Erlernung der Fähigkeiten und Kenntnisse für die Ausübung eines Berufes
• Erwachsenenbildung
  • =   Ausbildung i.d.R. für eine berufliche Neuorientierung oder für einen Berufsaufstieg im Erwachsenenalter (vgl. BGE 113 Ib 114, Erw. 3a)
• Fortbildung
  • =   Verbesserung der Stellung in einem bereits ausgeübten Beruf (zB Ergänzung, Vertiefung, Aktualisierung)
• Umschulung
  • =   berufliche Neuorientierung oder innerbetrieblicher Berufswechsel
• Einarbeitung
  • =   Stelleneinführung (vgl. AGer Zürich, JAR 1999, S. 327 ff.)
• Schnupperlehre / Probearbeit / Praktikum (auch: Volontariat oder Stagiaire)
  • =   Probearbeit zur Erleichterung der Berufswahl > Ausbildungsvertrag (vgl. BGer 4C.364/1999 vom 24.02.2000, Erw. 2a/cc)
  • https://law.ch/lawinfo/schnuppertage-probearbeit/
• Lehre
  • =   Spezialarbeitsverhältnis für die fachgemässe Ausbildung einer lernenden Person für die vorgesehene Berufstätigkeit (Arbeitgeberpflicht; vgl. auch BGE 132 III 753, Erw. 2.1
  • https://law.ch/lawinfo/lehrvertrag/

Rechte und Pflichten

• Recht auf Aus- und Weiterbildung des Arbeitnehmers
  • Erhaltung der Berufs- und Beschäftigungsfähigkeit
  • Berufliches und wirtschaftliches Fortkommen
• Pflicht zur Aus- und Weiterbildung des Arbeitgebers
  • Verantwortung des Arbeitgebers
  • Weisungsrecht des Arbeitgebers
    • Art: Betriebsinterne oder externe Weiterbildung
    • Zeitpunkt: Während und/oder ausserhalb der Arbeitszeit
    • Interessenabwägung: Trifft den Arbeitnehmer eine Pflicht zur Weiterbildung
    • Schranken: übergeordnete Schranken wie zwingendes Recht, Gesamtarbeitsvertrag (GAV), Betriebsordnung (BO), Normalarbeitsvertrag (NAV) und Einzelarbeitsvertrag (EAV)

Kostentragung

Allgemeines und Abgrenzungen

• Pflicht des Arbeitgebers, alle für die Ausführung der Arbeit notwendigen Auslagen zwingend dem Arbeitnehmer zu ersetzen (vgl. OR 327a)
  • Für die Berufsausübung notwendige Weiterbildung
  • Frage der Notwendigkeit ist im konkreten Einzelfall zu prüfen
• Einarbeitung und Vorbereitung auf neue Arbeiten
  • Ersatzpflicht des Arbeitgebers

Obligatorische Weiterbildungen

• Weiterbildungs-Anordnung durch den Arbeitgeber
  • Allgemein
    • Anordnung kraft Weisungsrecht des Arbeitgebers
    • Unterscheidung
      • Unmittelbare Kosten
        • Kurs-, Material-, Reise- und Übernachtungskosten
      • Mittelbare Kosten
        • v.a. Lohnfortzahlung
  • Unmittelbare Kosten
    • Kosten bei Durchführung durch einen Weiterbildungsanbieter
      • Kostentragung durch Arbeitgeber nach OR 327a
    • Reisekosten, wenn die Bildungsstätte nicht im Ort des Arbeitsplatzes ist
      • Ersatz der effektiven Spesen des Arbeitnehmers
  • Mittelbare Kosten
    • Da in der Regel an die Stelle der Arbeitstätigkeit die Weiterbildung tritt, hat der Arbeitgeber den Lohn zu bezahlen (vgl. OR 324a), selbst dann wenn der Arbeitnehmer krankheits- oder unfallbedingt an der Schuldung fehlen sollte
      • Lohnhöhe wie sie während der sonstigen Arbeit bezahlt wird
        • Arbeitgeber und Arbeitnehmer können eine andere Lohnhöhe vereinbaren
        • Überschreitung der vertraglichen Arbeitszeit
          • Überstunden im Sinne von OR 321e und Überzeit (vgl. ArG 9 Abs. 1 und ArG 13), mit Zuschlag von mindestens 25 %
• Weiterbildung aufgrund gesetzlicher Pflicht
  • Definition
    • Weiterbildungen aufgrund gesetzlicher Pflicht   =   Dauernde Weiterbildungen in den Bereichen
      • Schutz Dritter
      • Umwelt
      • Öffentlichkeit
      • Luftfahrt
      • Medizinalberufe
  • Unmittelbare Kosten
    • Gesetzlich vorgeschriebene Weiterbildungen sind notwendige Auslagen im Sinne von OR 327a
  • Mittelbare Kosten / Lohn
    • Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers (vgl. OR 324a)
• Weiterbildung aufgrund deontologischer Regeln
  • Berufe, deren Ausbildung an gewisse (anerkannte) Standards gebunden sind, welche von privaten (Berufs-)Verbänden gesetzt werden
    • Grundsatz
      • Kostentragung durch den Arbeitnehmer
    • Ausnahme
      • Profitieren Arbeitgeber resp. das Arbeitsverhältnis von der Weiterbildung, sind die Kosten vom Arbeitnehmer zu übernehmen
• Abweichende Vereinbarung
  • Bei Weiterbildung auf folgender Basis sind die Kosten grundsätzlich vom Arbeitnehmer zu tragen, weil es nicht um notwendige Auslagen nach OR 327a Abs. 1 handle
    • Anordnung der Weiterbildung durch den Arbeitgeber
    • Gesetzliche Weiterbildungspflicht
    • Deontologische Weiterbildung
  • Ausnahme
    • Mangels zwingender Bestimmungen können Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine andere Kostentragung vereinbaren, für
      • die nicht notwendigen Auslagen nach OR 327a Abs. 1

Freiwillige Weiterbildungen

• Definition
  • Freiwillige Weiterbildungen   =   Weiterbildungen, die vom Arbeitnehmer gewünscht werden und überwiegend in dessen Interesse sind
• Freiwillige Kostentragung durch den Arbeitgeber
  • Arbeitgeber-Finanzierung
    • Hat die Weiterbildung auch nur einen geringen Bezug zur arbeitsvertraglichen Tätigkeit des Arbeitgebers, liegt die betreffende Weiterbildung praktisch immer im Interesse des Arbeitgebers, ein Grund einvernehmlich die Kostentragung ganz oder teilweise durch den Arbeitgeber zu tragen
  • Finanzierungsarten
    • Lohnzahlung
    • Bezahlung der weiteren unmittelbaren Weiterbildungskosten
  • Stillschweigende Vereinbarung
    • Auch wenn die Parteien meistens die Tragung der Weiterbildungskosten schriftlich verabreden, ist eine stillschweigende Kostenübernahme durch den Arbeitgeber denkbar
• Kostentragungspflicht als Ausnahme
  • Im Falle einer freiwilligen Weiterbildung kann den Arbeitgeber dann eine Kostentragungspflicht treffen, wenn die Weiterbildung arbeitsplatzspezifisch ist
  • In diesem Falle gelten die damit verbundenen Auslagen als notwendige Auslagen im Sinne von OR 327a Abs. 1

Wünschbare bzw. sinnvolle Weiterbildungen

• Hier verhält es sich wie bei den freiwilligen Weiterbildungen
• Der Arbeitgeber hat solche Weiterbildungskosten nicht zu übernehmen (OR 327a e contrario)
• Auch hier kann der Arbeitgeber ausdrücklich oder stillschweigend die Kostentragung übernehmen
• Wiederum ist eine Kostenübernahmepflicht davon abhängig, ob die Weiterbildung dem Betrieb nützt

Bildungsurlaub

• Nicht angeordneter Bildungsurlaub
  • Arten
    • sog. unbezahlter Bildungsurlaub (Regelfall)
    • sog. bezahlter Bildungsurlaub (Ausnahmefall)
  • Grundlagen
    • Bildungsurlaub ist typischerweise nicht die vom Arbeitgeber angeordnete Variante
    • Muss der Arbeitgeber auf die typische Arbeitnehmer-Hauptleistungspflicht verzichten, entfällt auch seine Lohnzahlungspflicht
  • Bildungsurlaubsanspruch trotz fehlender Anordnung
    • Mehrheitsmeinung:
      • Der Anspruch auf ein Weiterbildungsurlaub besteht nur, wenn die Weiterbildung eine Unabdingbarkeit für die Erhaltung der Berufsfähigkeit bildet (STREIFF ULLIN / VON KAENEL ADRIAN / RUDOLF ROGER, a.a.O., N 7 zu OR 328 und N 6 + 7 zu OR 329)
    • Minderheitsmeinung:
      • Besonderes Verhältnis von Weiterbildung zur Dauer des Arbeitsverhältnisses
        • Analoge Anwendung von OR 329 Abs. 3 i.V.m. OR 335c Abs. 1
        • Anspruch auf unbezahlten (Bildungs-)Urlaub von max. 2 Tagen pro Dienstjahr im 1. Dienstjahr, 4 Tagen pro Dienstjahr im 2. bis und mit 9. Dienstjahr und von 6 Tagen pro Dienstjahr ab 10. Dienstjahr (vgl. STIEGER PETER, a.a.O., Rz 220 f.)
• Angeordneter Bildungsurlaub
  • Definition
    • Angeordneter Bildungsurlaub   =   durch Weisung des Arbeitgebers angeordneter Bildungsurlaub
  • Folgen
    • Identisch wie die vorstehend dargelegten Wirkungen zur „angeordneten Weiterbildung“
    • Nebst der zeitlichen Freistellung ist nach herrschender Lehre auch eine Lohnzahlung geschuldet (vgl. GEISER, a.a. O., S. 125)

Rückzahlungsklauseln

Definition

• Rückzahlungsklausel   =   Verpflichtung des Arbeitnehmers, unter bestimmten Voraussetzungen dem Arbeitgeber die Weiterbildungskosten ganz oder teilweise zu ersetzen

Grundlagen

• Weiterbildungsvereinbarung mit Finanzierung einer rechtlich nicht geschuldeten Weiterbildung

Abgrenzungen

• Rechtliche geschuldete Weiterbildungsleistung, welche nicht mit einer Rückzahlungsklausel verbunden werden kann

Rechtsnatur

• (Ursprüngliche) Arbeitgeberbezahlung der Weiterbildung
  • Die Rückzahlungsklausel ist eine (Resolutiv-)Bedingung (vgl. OR 154) zu einer freiwilligen Sonderleistung des Arbeitgebers
    • zB teilweise Rückzahlungspflicht, wenn der Arbeitnehmer aus dem Betrieb ausscheidet
• (Nachträgliche) Weiterbildungskostentragung durch Arbeitgeber der vom Arbeitnehmer bezahlten Weiterbildungskosten
  • Ersatzpflicht des Arbeitgebers unter (Suspensiv-)Bedingung (vgl. OR 151)
    • zB nur teilweiser Kostenersatz, wenn der Arbeitnehmer früher als erwartet bzw. vereinbart aus dem Betrieb ausscheidet

Zulässigkeit

• Allgemein
  • Grundsätzlich ist Verbindung einer Weiterbildungsvereinbarung mit eine Rückzahlungsklausel zulässig, insbesondere für eine freiwillige Weiterbildung
• Übliche Voraussetzungen
  • Präzisierung bzw. Bestimmung der Weiterbildungskosten, der Rückzahlungsbedingungen und des Rückzahlungszeitraums
  • Dauerhafter Weiterbildungsvorteil resp. Erlangung eines Titels
    • zB Fachanwalt in Erbrecht)
  • Schranken
    • Fürsorge- und Treuepflicht des Arbeitgebers (vgl. OR 321a + ZGB 2 Abs. 1)
    • Kein Verstoss gegen OR 20 (kein unmöglicher oder widerrechtlicher Inhalt bzw. kein Verstoss gegen die guten Sitten)
    • Beachtung des Persönlichkeitsschutzes (ZGB 27 Abs. 2)
    • Kündigungsfreiheit
    • Kündigungsparität
      • formelle Kündigungsparität
        • Keine unterschiedlich langen Kündigungsfristen
      • Materielle Kündigungsparität
        • Kündigungsmöglichkeit einer Partei soll nicht ausserhalb des zeitlichen Bereichs erschwert werden, indem wirtschaftliche Nachteile daran geknüpft werden
          • zB schlechtere Arbeitsbedingungen während Kündigungsfrist
          • zB Sanktionierung der Kündigung mit einer Konventionalstrafe
    • Maximal zulässige Bindungsdauer für eine Rückzahlungsvereinbarung (vgl. OR 335a)
      • Zulässigkeit der Vereinbarung einer auf 3 Jahre begrenzten Rückzahlungsklausel pro rata temporis bei vorzeitiger Kündigung durch den Arbeitnehmer (vgl. OGer Basel-Land, in: JAR 1991, S. 203 ff., Erw. 8)

Unzulässige Abreden

• Nichtige Klauseln
  • Wird die relativ zwingende Bestimmung von OR 327a durch die Weiterbildungsvereinbarung verletzt, wird die Abrede aufgrund der Nichtigkeit gemäss OR 362 unmittelbar durch die gesetzliche Regelung ersetzt, sodass der Arbeitgeber gestützt auf OR 327a Abs. 1 die entsprechenden Auslagen zu ersetzen hat
• Korrekturmöglichkeiten?
  • Ob und inwieweit beim Wegfall der Vereinbarungsklauseln der Inhalt der Vereinbarung auf ein zulässiges Mass reduziert werden kann und darf, ist im Einzelfall zu beurteilen

Finanzierungsmotive

• Der Arbeitgeber verfolgt mit einer freiwilligen Weiterbildungsfinanzierung auch eigennützige Interessen
  • Mitarbeitererhaltung
  • Mitarbeiterausbildung in höhere Chargen

Form

• Formfreiheit; Schriftform (als Gültigkeitsvoraussetzung) empfehlenswert
  • Vgl. https://law.ch/lawinfo/vertrag-vertragsrecht/vertragsklauseln/standardklauseln/schriftformklausel

Zeitpunkt

• Weiterbildungsvereinbarungen, insbesondere solche mit Rückzahlungsklauseln, sollten vor Beginn der Weiterbildung abgeschlossen werden (vgl. BRUNOLD FADRI, a.a.O., S. 89, Rz 248)

Alternativen zur Rückzahlungsabrede

• Als Alternativen einer Rückzahlungsvereinbarung sind denkbar bzw. prüfenswert:
  • Nachträgliche Bezahlung
  • Ratenweise Bezahlung
  • Darlehen
  • Bedingte Schenkung
  • Lohnerhöhung
  • Gratifikation
  • Weiterbildungsfonds
  • Kündigungsausschluss bzw. Verlängerung der Kündigungsfrist

Wirkungen der Rückzahlungsabrede

• Eine Kündigung während laufender Bindungsfist löst nicht zwingend die Rückzahlungspflicht aus
  • In der Praxis wird eine Parallelität von Rückzahlungspflicht und Konkurrenzverbot nach OR 340 ff. angenommen
  • Weiter wird OR 156 herangezogen, wonach eine Bedingung als erfüllt gilt, wenn ihr Eintritt vom einen Teil wider Treu und Glauben verhindert worden ist
  • Eine Mehrheit der Lehre votiert letztlich für eine analoge Anwendung der Konkurrenzverbotsbestimmung von OR 340c Abs. 2
• Arten der Auflösung des Arbeitsverhältnisses
  • Ordentliche Kündigung
  • Ausserordentliche Kündigung
    • Gerechtfertigte fristlose Arbeitgeberkündigung oder gerechtfertigte Arbeitnehmerkündigung
    • Ungerechtfertigte fristlose Kündigung
  • Übereinkunft
  • Tod von Arbeitnehmer oder Arbeitgeber
• Fehlen einer Weiterbildungsvereinbarung
  • Ohne Weiterbildungsvereinbarung liegt auch keine Rückerstattungsvereinbarung vor, weshalb diesfalls dem Arbeitgeber auch keine Kostenbeiträge zurückzuerstatten sind
• Fristauslösende Zeitpunkte bzw. Zeitpunkt der Geltendmachung
  • Massgebend sind die individuell konkreten Verhältnisse, die ein Einstehen oder Nichteinstehen zur Kostenrückerstattung begründen

Steuerliche Aspekte

Allgemeines

• Die Weiterbildungsauslagen und die allf. Realisation von Rückerstattungsvereinbarungen haben steuerliche Implikationen zur Folge
• Nachfolgend kann nur die Thematik angesprochen werden, ohne abgetiefte Auseinandersetzung mit der Materie

Gesetzliche Grundlagen

• DBG 26 Abs. 1 lit. d
• StHG 9 Abs. 1 Satz 2
• DBG 34 lit. b (Ausbildungskosten sind steuerlich nicht abziehbar, abzugsfähig sind nur mit dem Beruf zusammenhängende Weiterbildungskosten)

Steuerdeklaration

• Vom Arbeitnehmer getragene Weiterbildungskosten
  • Weiterbildungs- oder Umschulungskosten sind steuerlich abzugsfähig, was einen gewissen Anreiz schafft
• Vom Arbeitgeber getragene Weiterbildungskosten
  • Weiterbildungskosten, die vom Arbeitnehmer übernommen werden, sind:
    • Steuerlich nicht abzugsfähig
    • Im Lohnausweis auszuweisen

Steuerliche Abzugsfähigkeit

• Fokus auf angewandten Beruf
  • Gemäss DBG 26 Abs. 1 lit. d und StHG 9 Abs. 1 Satz 2 gelten nur im Rahmen des bereits erlernten und ausgeübten Berufes anfallende Kosten als Weiterbildungskosten
• Weiterbildung
  • Die Weiterbildung muss im erlernten Beruf tatsächlich Verwendung finden
  • Weiter muss insofern ein Konnex vorhanden sein, dass die Weiterbildung der Erzielung eines (höheren) Einkommens von Nutzen sein wird
  • Auslagen im Zusammenhang mit der erstmaligen Aufnahme der Berufstätigkeit oder gar für einen neuen Beruf gelten nicht als steuerabzugsfähige Auslagen
• Quantitativ
  • Die Weiterbildungskosten müssen nach der Verkehrsauffassung betraglich im Rahmen des Üblichen liegen