LAWINFO

Auslagen

Spesenpauschale (Pauschalspesen)

Datum:
04.03.2013
Rechtsgebiet:
Thema:
Stichworte:
Herausgeber:
Verlag:
LAWMEDIA AG
Hinweis:
Diese Kommentierung war früher eine eigenständige Infowebsite und ist nun hier auf www.law.ch – unserer neuen Plattform für Recht, Steuern und Wirtschaft in der Schweiz zu finden.

Definition

  • Spesenpauschale (auch: Pauschalspesen)   =   Zum vornherein für die Arbeitsauslagen vereinbarter Pauschalbetrag, für dessen Geltendmachung der Arbeitnehmer keine Spesenabrechnung vorzulegen hat

Grundlagen

  • Gesetz [OR 327a Abs. 2]
  • Arbeitsvertrag
  • Gesamtarbeitsvertrag (GAV)
  • Separatabrede
  • Betriebsübung (Spesenreglement)

Abgrenzungen

  • Auslagen effektiv
    • =   Auslagen des Arbeitnehmers, für deren Geltendmachung er die Auslagen abzurechnen und zu beweisen hat
    • Auslagenersatz effektiv
  • Gesamtvergütung
  • Vertrauensspesen
    • =   Auslagen des Arbeitnehmers mit eingeschränkter Belegpflicht
    • Vertrauensspesen

Grundsatz

  • Zulässigkeit einer Spesenpauschale
  • Spesenpauschalen-Arten
    • Taggeld
    • Wochenpauschale
    • Monatspauschale
  • Deckungszwang für alle durchschnittlich anfallenden notwendigen Kosten
    • Verletzung, wenn über eine längere Zeitperiode, zB ein Jahr, keine Volldeckung
    • Grund: Abreden, dass der Arbeitnehmer die notwendigen Auslagen ganz oder teilweise selbst zu tragen habe, sind nichtig [OR 327a]
    • Beweislast dafür, dass die Spesenpauschale die notwendigen Auslagen nicht decke
      • Arbeitnehmer

Motive

  • Attraktives Stellenangebot
  • Wettbewerbsfähigkeit am Stellenmarkt
  • Steueroptimierungsgründe

Vorteile / Nachteile

  • Allgemein
    • Dem Arbeitnehmer bleibt die Abrechnung und der Nachweis seiner Spesen erspart und der Arbeitgeber muss die ebenso mühsame Kontrolle nicht vornehmen
  • Spesenreglement
    • Rechtssicherheit
    • Gleichbehandlung
    • Akzept bei den Steuerbehörden
    • Bessere Berücksichtigung unternehmens- bzw. betriebsspezifischer Begebenheiten
    • Vgl. Spesenreglemente

Arten

  • Die Arten von Pauschalen sind nicht limitiert
  • Aus der gesetzlichen Bestimmung ist ersichtlich, dass die Aufzählung der pauschalen Entschädigungsarten nicht abschliessend ist
  • Gebräuchliche Entschädigungsarten sind:
    • Taggeld und pauschale Wochen-/Monatsvergütung
    • Pauschaler Einzelbetrag
    • Kilometer-, Verpflegungs- und Telefoniepauschale
    • Weitere Pauschalen

Voraussetzungen

  • Schriftlichkeit
    • Für eine gültige Vereinbarung von Pauschalspesen wird ausdrücklich die Schriftlichkeit verlangt
  • Deckung der effektiv entstehenden Spesen
    • Sämtliche notwendigen Auslagen müsse durch pauschale Entschädigung gedeckt sein
    • Über eine längere Zeitspanne müssen die durchschnittliche, effektiven Auslagen gedeckt sein
  • Anstelle der effektiven Spesen
    • Pauschalspesen treten an die Stelle des Ersatzes der effektiven Auslagen
    • Nebst der Pauschale kann der Arbeitnehmer keine weiteren Auslagen geltend machen

Nicht zwingend notwendige Voraussetzungen

  • Auswärtiger Arbeitsort
  • Spesenreglement
  • Genehmigung durch Steuerbehörde

Nicht erfüllte Voraussetzungen

  • Eine Abrede ist nichtig, wenn
    • sie formlos verabredet wurde
    • die pauschale Spesenentschädigung nicht alle notwendigen Auslagen deckt
  • Eine nachträgliche Korrektur der Pauschale ist im Falle einer Erhöhung durch Vergleich denkbar
  • Der vorbehaltslose Akzept einer zu tiefen Pauschale während längerer Zeit kann dazu führen, dass sich der Arbeitnehmer bei plötzlicher Anrufung den Rechtsmissbrauch-Vorwurf gefallen lassen muss

Inhalt

  • Im Falle einer pauschalen Entschädigungsform ist wichtig, dass die Parameter genau umschrieben wird:
    • Betrag (Währung + Quantitativ)
    • Parameter (Zeitspanne, Projekt, Kilometergeld, Verpflegung etc.)

Gesamtvergütung, d.h. Lohn und Auslagen zusammen (Auslagenteil = Charakter von Pauschalspesen)

  • Grundsatz
    • Zulässigkeit einer Gesamtvergütung
      • Voraussetzung
        • Der nach Abzug des üblichen Lohnes verbleibende Betrag sollte zur Deckung der notwendigen Auslagen ausreichen
        • Grund: Abreden, dass der Arbeitnehmer die notwendigen Auslagen ganz oder teilweise selbst zu tragen habe, sind nichtig [OR 327a Abs. 3]
  • Ausnahme
    • Unzulässigkeit beim Handelsreisendenvertrag [OR 349d Abs. 2]
  • Siehe auch

Spesenpauschale, die die effektiven Aufwendungen erheblich übersteigt

  • =   verkappter Lohn (Spesenanteil als Lohnbestandteil)
  • Anwendbarkeit der Regeln von OR 322 ff. zum Lohn

Vorenthaltene Auszahlungen

  • Wird dem Arbeitnehmer während Jahren sein Anspruch auf Auslagenersatz vorenthalten, kann das Gericht auf branchenübliche Pauschalen abstellen und den entgangenen Betrag schätzen

Beweislast für unzureichende Pauschale

  • Der Arbeitnehmer hat zu behaupten und zu beweisen, dass der pauschal ausgerichtete Auslagenersatz nicht ausreichend bemessen ist
  • Im Falle, dass geleistete Pauschale ungenügend ist, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Ersatz des Fehlbetrages
    • Varianten
      • Ausrichtung einer reinen Pauschale
      • Ausrichtung einer sog. Gesamtvergütung

Ohne Arbeit keine Spesenpauschale

  • Fehlende Arbeitsleistung = grundsätzlich kein Anspruch auf vereinbarte Auslagenpauschale
  • Vgl. OGer LU in JAR 2000 S. 156

Spesenpauschale und Steuern

  • Genehmigtes Spesenreglement
    • Mit der arbeitsrechtlichen Spesenpauschale ist die steuerrechtliche Spesenregelung durch ein (von den Steuerbehörden genehmigtes) Spesenreglement unabdingbar verbunden.
  • Deklaration im Lohnausweis
    • Allgemeines
      • Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seine dem steuerpflichtigen Arbeitnehmer gegenüber erbrachten Leistungen schriftlich zu bescheinigen, und zwar im Lohnausweis (vgl. DBG 127 Abs. 1 lit. a)
    • Berufsauslagen
      • Gegenstand
        • Berufsauslagen sind Auslagen, welche vor oder nach der Arbeitstätigkeit anfallen, wie
          • Wegvergütungen für den Arbeitsweg
          • Entschädigungen für die Nutzung privater Arbeitszimmer
          • etc.
      • Arbeitgeber
        • Hinzurechnung beim Bruttolohn
      • Arbeitnehmer
        • Berufsauslagen können ggf. in der Steuererklärung als Berufskosten in Abzug gebracht werden (vgl. DBG 26 Abs. 1)
    • Spesenvergütungen
      • Separate Aufführung im Lohnausweis
    • Pauschalspesen
      • Pauschalspesen sind im Lohnausweis auszuweisen, unabhängig davon, ob ein von den Steuerbehörden genehmigtes Spesenreglement vorliegt oder nicht

Haben Sie:

  • Ideen zur Optimierung?
  • Technische Probleme?

Vorbehalt / Disclaimer

Diese allgemeine Information erfolgt ohne jede Gewähr und ersetzt eine Individualberatung im konkreten Einzelfall nicht. Jede Handlung, die der Leser bzw. Nutzer aufgrund der vorstehenden allgemeinen Information vornimmt, geschieht von ihm ausschliesslich in eigenem Namen, auf eigene Rechnung und auf eigenes Risiko.

Urheber- und Verlagsrechte

Alle in dieser Web-Information veröffentlichten Beiträge sind urheberrechtlich geschützt. Das gilt auch für die veröffentlichten Gerichtsentscheide und Leitsätze, soweit sie von den Autoren oder den Redaktoren erarbeitet oder redigiert worden sind. Der Rechtschutz gilt auch gegenüber Datenbanken und ähnlichen Einrichtungen. Kein Teil dieser Web-Information darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form – sämtliche technische und digitale Verfahren – reproduziert werden.