Checkliste „Abwesenheits-autoreply“

Checkliste „Abwesenheits-autoreply“

Eine Abwesenheitsmeldung im e-mail-Verkehr ist aus mehreren Gründen besonders wichtig:

• Orientierung des e-mail-Absenders über seine Möglichkeiten (Kontaktnahme mit der Abwesenheitsvertretung, Zuwarten bis zur Rückkehr des e-mail-Empfängers usw.)
• Wahrung des Unternehmensimages
• Professionelle Abwesenheitsnotiz des gesuchten Unternehmensvertreters

Die wichtigsten Punkte einer Abwesenheitsmeldung sind:

1. Die passenden Einstellungen
   1. Zielpublikumsgerechte Einstellungen im E-Mail-Programm
   2. Entscheid, ob die E-Mail nur Personen außerhalb des Unternehmens oder sich auch an Kollegen richten soll
   3. Einstellung der automatisierten Weiterleitung der Nachricht an den Stellvertreter
2. Die angemessene Anrede
   1. Die Abwesenheitsmeldung soll eine angemessene Anrede enthalten
   2. Im Zweifelsfall ist folgende Anrede angebracht
      1. „Sehr geehrte Damen und Herren“
   3. Eine persönlichere Anrede
      1. „liebe Anrufende, lieber Anrufender“
3. Die entgegenzubringende Wertschätzung
   1. Einleitende Verdankung der E-Mail-Zustellung
   2. Entschuldigung der Abwesenheit
   3. freundliche und verbindliche Tonalität schafften Wertschätzung und Respekt
4. Die Rückkehr-Information
   1. Information über den Zeitraum, während dessen der Angerufene nicht zur Verfügung steht
   2. Eine Grundangabe für die Abwesenheit ist nicht zwingend
5. Die Vertretungs-Information
   1. Bekanntgabe von Vorname/Name und Kontaktdaten des Stellvertreters, damit sich der e-mail-Sender mit einem dringenden Anliegen an den Stellvertreter wenden kann
   2. Der Entscheid zu einer automatisierten Weiterleitung der Nachricht an den Stellvertreter sollte im autoreply-Mail erwähnt werden
6. Die Grussformel bzw. Signatur
   1. Für die Vermittlung eines professionellen Eindrucks sollte das autoreply-mail mit der üblichen Grussformel und der ci-konformen Signatur versehen sein
7. Die Überprüfung
   1. Vor der Abreise sollte das Funktionieren der Einstellungen (Ziffer 1) und des Abwesenheits-autoreply kontrolliert werden
   2. Am Einfachsten geht dies, wenn ein Kollege eine Test-e-mail zustellt
   3. Voraussetzung bei der Kollegenhilfe ist aber, dass die e-mail-Einstellung für die interne Belegschaft aktiviert wurde.