Empfehlungen zur Vermeidung einer Haftung VOR Annahme des VR-Mandates
Ein potentieller VR sollte die Gesellschaft, Ihre Geschäftstätigkeit sowie ihren Umfeld bereits vor Mandatsannahme sorgfältig analysieren. Er sollte sich insbesondere folgende Fragen stellen:
- Wie setzt sich Management und Verwaltungsrat zusammen?
- Wie setzt sich der Aktionärskreis zusammen (mögliche Einflussnahme von Allein- und Hauptaktionären)?
- Wie verlief die vergangene Geschäftstätigkeit bzw. wie sieht die künftige Prognose aus (Studium der Geschäfts- und Revisionsberichte)?
- Wie sieht die finanzielle Situation der Gesellschaft aus (insbesondere Budget und Liquidität)?
- Wie sieht das Potential der angebotenen Dienstleistung/Ware im Marktumfeld mittel- und langfristig aus?
- Bestehen pendente oder drohende Rechtsfälle?
- Bestehen offene Steuerschulden oder Forderungen aus Sozialabgaben?
Empfehlungen zur Vermeidung einer Haftung WÄHREND des VR-Mandates
Der VR sollte seine Pflichten (siehe oben)
- aus den unübertragbaren und unentziehbaren Aufgaben betreffend Geschäftsführung (Art. 716 OR)
- aus der Sorgfalts- und Treuepflicht (Art. 717 OR)
- aus der Pflicht zur Gleichbehandlung der Aktionäre (Art. 717 Abs. 2 OR)
stets sorgfältig erfüllen.
In diesem Zusammenhang erscheint insbesondere Folgendes empfehlenswert:
- Formulierung sowie periodische Überprüfung einer Strategie
- Schaffung eines ‚Compliance Systems’ zwecks Einhaltung von Gesetzen, Statuten und Reglementen
- Ordnungsgemässe Delegation der Geschäftsführung an einen erfahrenen CEO (klare Kompetenzregelungen im Organisationsreglement und stetige Überwachung)
- Sicherstellen einer aktuellen Reporting an den Verwaltungsrat
- Regelmässige Kontrolle der Zahlungsstände betreffend Steuern und Sozialabgaben
- Regelmässige Überprüfung des Rechnungswesens, der Finanzkontrolle sowie der Finanzplanung (Buchführung soll korrekte Finanzlage vermitteln)
- Einrichtung eines wirksamen Risikomanagements
- Bei fehlender Fachkenntnis Beizug von Fachkräften
- Vorbereitung von sowie aktive Teilnahme an VR-Sitzungen
- Exakte Protokollführung und Dokumentation
- Konsequenter Ausstand bei potentiellen Interessenskonflikten
Empfehlungen zur Vermeidung einer Haftung NACH Beendigung des VR-Mandates
Der Zeitpunkt des Rücktritts muss wohlüberlegt sein und darf nicht zur Unzeit erfolgen.
Im Allgemeinen erscheint Folgendes ratsam:
- Einholen einer vollumfänglichen Entlastung durch die Generalversammlung
- Veranlassen und Überwachen der Löschung im Handelsregister
- Aufbewahrung wichtiger eigener VR-Dokumente
- Beachtung von Schweigepflichten
- Abschluss einer Nachversicherung (insbesondere bei Gesellschaften mit hohem Kapitaleinsatz oder hohem Risikopotential)
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