Checkliste: „Der Weg zum erfolgreichen MICE-Anlass“

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• Checkliste: Der Weg zum erfolgreichen MICE-Anlass

Der Weg zum erfolgreichen MICE-Anlass

Eine Veranstaltung ist immer nur so gut wie ihre Vorbereitung und Planung.

Bei der Organisation von Anlässen sollte folgendes beachtet werden:

• Erstellung Grobkonzept
  • Zielgruppe?
  • Art des Events?
  • Programmrahmen
  • Teilnehmerzahl?
  • Speakers?
  • Moderator?
• Augenschein beim Location-Anbieter
  • Rekognoszierung der Locations in der engeren Auswahl
  • Check der für das Zielpublikum wesentlichen Faktoren
  • Beurteilung Verhalten des Betreiberpersonals
  • Besichtigung der Räume, insbesondere der Veranstaltungsräume und der Service-Möglichkeiten bzw. -angebote
• Location-Erreichbarkeit
  • Prüfung der Erreichbarkeit der Location
    • via Öffentlichen Verkehr (öV)
    • per Personenwagen / Parkierungsmöglichkeiten
    • für Logistiker (Lieferung von Messebau- und Event-Einrichtungen, Veranstaltungsmaterial uam)
  • Weitere Aspekte, die für die Teilnahmebereitschaft des Zielpublikums wesentlich sind
• Offert-Einholung bei Location-Anbietern
  • Kontaktnahme m/Location-Betreiber
  • Festlegung
    • Platzbedarf / Raumauswahl
    • Zeitpunkt
    • Weiteres
  • Aufforderung zur Offertstellung (schriftliches Angebot verlangen)
  • Konditionen-Verhandlungen
• Budgetierung
  • Grobbudget
    • Autorisation durch zuständige Stelle(n)
  • Detailbudget
    • Festlegung Budgetrahmen
    • Bestimmung der Kostenpositionen und ihrer Limiten
    • Unvorhergesehenes
    • usw.
• Eventplanung
  • Projektteam
    • ev. Beizug einer Eventagentur (bei Fachdefizit oder ungenügenden Ressourcen)
  • Datum
  • Anbieter
  • Seminartitel
  • Thematas
  • Programmstruktur / Parallelreferate / Workshops
  • Podiums(schluss)gespräch
  • Moderator
  • Speakers
  • Marketing / Werbung
  • Sponsoren
  • Begleitpersonal
  • Reservationstechnologie
  • ggf. Buchungs- und Zahlungsorganisation
  • etc.
• Frühzeitiges Safe the Date bei Location-Anbietern
  • Reservation
    • Raum
    • Datum
    • Konditionen
  • Gegenbestätigung von auserwähltem Location-Anbieter verlangen
• Zeitplan
  • Projektmeetings
  • Deadlines
  • Einladungsversand
  • Veranstaltungsmarketing
• Catering-Konzept
  • Mit Anlass verträgliche Bewirtungsart / Zeitpunkt / am Anfang, am Ende und / oder Zwischenverpflegung etc.
  • Budget
• Sicherheitskonzept
  • Erkundigung nach dem Sicherheitskonzept beim Location-Anbieter
  • Ggf. eigenes Sicherheitskonzept, ev. unter Zuzug eines spezialisierten Dienstleisters
• Nochmals: Location-Buchungsbestätigung
  • Nicht vergessen: vom Location-Anbieter gegenbestätigte Terminbuchung (vor Versand der Veranstaltungseinladungen