Business Travel Management

Die Unternehmen konzentrieren sich bei ihren Geschäftsreise-Etats weiterhin darauf, ihre verfügbaren Mittel optimal zu nutzen. Ein Instrument, die damit verbundenen Werte maximal auszuschöpfen, ist das Travel Management:

Definition

• Business Travel Management (kurz: Travel Management)   =   Analyse, Steuerung und Optimierung von Prozessen im Zusammenhang mit der Planung, der Organisation, der Durchführung und der Abrechnung sowie der Kontrolle von Geschäftsreisen

Travel Management-Unternehmen

• Anbieter von digitalen Travel Management-Systemen
• Anbieter von Reise-Abrechnungs-Systemen
• Kreditcard-Organisationen mit Reisebürodepartments
• Reisebüros
• Hotel- und Gastronomie-Ketten
• Event- und Veranstaltungsagenturen

Aufgaben

• (Strategischer) Einkauf von Reisedienstleistungen
  • Bahn
  • Flugzeug
  • Hotelbuchungen
  • Mietwagen
• Reisekosten-Abrechnung
• Reisekosten-Controlling
• Beratung der Konzerngesellschaften
  • zu allen Fragen, die den Bereich Business Travel Management betreffen
  • Erstellung und Überprüfung von firmeninternen Reiserichtlinien

Prozesse

• Vorbereitungsphase
  • Wirtschaftlichkeitsprüfung / Alternative: Telefon- oder Videokonferenzen
  • Firmenwagen
  • Beachtung des betrieblichen Mobilitätsbudgets
  • Auftrag an betriebsinternes Reisebüro bzw. Sekretariat mit der Gesamtplanung der geplanten Reise
  • Genehmigungsprozess
  • Erfassung in Reise-Management-System mit Workflow (Automatisierung und Standardisierung)
• Organisationsphase
  • Reiseplanung
  • Reiserichtlinienkonformer Buchungsprozess
    • Internet Booking Engine (IBE)
    • Reisebüro (für komplizierte Reisen)
  • Antrag auf Vorfinanzierung der mutmasslichen Reiseaufwendungen, sofern keine Kreditkarte (Company und Corporate Card) für den Mitarbeiter besteht
• Reisedurchführung
  • Durchführung der Reise
  • Allfällige Programmänderungen wegen des Projekts oder der Reisemittel
• Reisekostenabrechnung
  • Erfassung der gesamten Reisekosten
    • die vor Beginn der Reise gebuchten Leistungen
      • Transportmittel
      • Hotelbuchungen mit Vorauszahlungen
    • alle Leistungen, die während der Reise angefallen sind
    • Leistungen mit Kreditkartenbezahlungen
      • Eine Datenerfassung im System bzw. eine manuelle Eingabe ist meist unnötig
      • Manuelle Erfassung nur der Barausgaben
    • Heute noch selten: Manueller Prozess der Reisekostenabrechnung (manuelle Eingabe der Reisebelege)
  • Prüfung und Genehmigung der Reisekostenabrechnung
    • durch den Vorgesetzten
  • Reisekostenzahlung an den Mitarbeiter
    • Ohne Kreditkarte
      • Klassische Überweisung (Anweisung)
    • Kreditkarte
      • Die Kreditkartendaten fließen im Management–Informationssystem (MIS) zusammen
      • Daten geben dem Travel Management Aufschluss über die Zusammensetzung der Reisekosten,
        • auch im Hinblick auf Auswertung und Analyse zur Steuerung
  • Optimierungspotential
    • Weiterhin sind Optimierungsmöglichkeiten denkbar
    • Der digitale Transformationsprozess wird neue Tools und Skalierbarkeiten bringen
• Auswertung / Controlling
  • Ziele
    • Steuerung und Kontrolle der
      • Geschäftsreiseprozesse
      • Reiserichtlinien
      • Beschaffung
  • Auswertung
    • Beizug der Daten aus dem MIS und Berichtswesen
    • Prüfung, ob alle Reiseprozesse korrekt abgewickelt wurden
      • Abgleich mit Vergangenheitswerten einer gleichen Reise
      • Abgleich mit Erfahrungswerten
      • Nutzung zu Vertragsverhandlungen mit den Leistungsträgern
    • Aufteilung der direkten Kosten auf die einzelnen Reiseleistungen
    • Optimierung von Zeit und Kosten
      • Transparenz für den gesamten Geschäftsreiseprozess
      • Stärkung der Position des Travel Managers bei Verhandlungen mit Leistungsträgern