Eventmanagement (MICE)

Einleitung

Unter dem Oberbegriff „Eventmanagement“ werden alle Reiseaktivitäten für Unternehmenskunden zusammengefasst.

Der in der Meeting Industry-Praxis vielfach verwendete Kurzbegriff „MICE“ entstammt folgenden Teilbegriffen:

• Meetings 
  • Organisation und Durchführung von Zusammenkünften und Sitzungen
• Incentives
  • Organisation und Durchführung von Anreiz- und Belohnungsreisen
• Conventions (auch: Congresses)
  • Organisation und Durchführung von Kongressen
• Events
  • Organisation und Durchführung von Firmenkundenanlässen

Die MICE-Detailerläuterungen finden Sie unter:

An dieser Stelle dürfen einige (Stich-)Worte zur MICE-Industry nicht fehlen:

Travel Management Company (TMC) (auch: Business Travel Management Company (BTMC))

• Unternehmensarten
  • Reisebüroketten oder Einzelreisebüros
  • Beherbergungs- und Gastronomiebetriebe
  • Event- und Veranstaltungsagenturen
  • Incentivespezialisten
  • Anbieter von digitalen Travel Management-Systemen
  • Anbieter von Reise-Abrechnungs-Systemen
• Funktionen
  • TMC oder BTMC sind Unternehmen, die folgende Dienstleistungen erbringen:
    • Buchung und Organisation von Geschäftsreisen
    • Reisebuchung(en)
    • Abrechnungsprozesse
• TMC-Prozesse
  • Vorbereitungsphase
  • Organisationsphase
  • Durchführungsphase
  • Nachbearbeitung
  • Abrechnungsphase
  • Auswertung und Controlling

MICE-Hilfsmittel

• Lokalitäten
  • Kongresszentren
  • Messehallen
  • Veranstaltungshallen
  • Museen + historische Bauten mit Tagungsinfrastruktur
  • Tagungshotels (auch: Seminarhotels)
• Zulieferer / Dienstleister
  • Cateringunternehmen
  • Dolmetscher
  • Messebau- / Standbau-Unternehmen
  • Security-Anbieter
  • Busunternehmen
  • Mietwagenunternehmen
  • usw.
• Kongressorganisatoren („Professional Congress Organizers“ (PCO))

MICE-Kunden

• Organisationen
  • Internationale oder nationale Organisationen
  • Messeveranstalter
  • Verbände
  • Staat / Ämter
• Unternehmen
  • Banken
  • Versicherer
  • Pharmaindustrie
  • Unternehmensberater
  • etc.

Veranstaltungs-Volumina

1. Großveranstaltungen (mehr als 1000 Teilnehmer (TN))
2. Kongresse 200-1000 TN)
3. Tagungen (100-200 TN)
4. Symposien (31-100 TN
5. Seminare und Kurse (bis 30 TN)

Eventmanagement-Besonderheiten im Allgemeinen

Gegenstand

• (Selektions-)Recherchen (nicht über GDS- / Online Booking-Kanäle möglich)
  • Telefonanfragen
  • E-Mail-Anfragen
• Verhandlungen mit Reiseleistungsträgern
  • Individuelle Aushandlung der Leistungen und Kosten
• Abschluss der Verträge
  • Grundlagen
    • Kontingentsvertrag (Allotment-Agreement)
  • Vertragsgegenstand
    • Miete Kongress-Saal oder Kongressgebäude
    • Hotelzimmer
    • Linienflug-Gruppenbuchung
    • Cateringverträge
    • Securityvertrag
    • Personalstellungsvertrag
    • usw.

Haftung

• Höheres Haftungsrisiko (im Verglich zur blossen Vermittlung von Reiseleistungen)
  • durch einzelne Verträge mit den Leistungserbringern
  • durch Übernahme der Organisationsverantwortung
  • mit Bezug auf ein exaktes Monitoring der Stornofristen
• Haftungsrelativierung je nach Einfluss des Firmenkunden und dessen Mitwirkung
  • Kundenmitwirkung in den Verhandlungen
  • Kundenmitwirkung beim Vertragsabschluss