Congress-Management

Das Kongress-Management ist eine Sonderform des Business Travel Management (BTM):

Definition

• Kongress-Management   =   Organisation der Rahmenveranstaltung für die Kongressdurchführung

Synonyme für Kongress oder ähnliche Begriffe

• Konferenz
• Symposium
• Tagung
• Convention

Grundlagen

• OR 394 ff. (Auftragsrecht)
  • Auftrag
• in der Regel keine Pauschalreisegesetz (PRG)-Anwendung,
  • wenn es um eine geschäftliche Veranstaltung geht; nur eine Bündelung touristischer Hauptleistungen zu einem Package (Flug, Übernachtung und Verpflegung) ohne geschäftlichem Charakter der Veranstaltung
  • wenn es um einen Mitarbeiteranlass des Unternehmenskunden geht (Weihnachtsessen, Nachtessen nach Schulung, Firmenjubiläum etc.)
  • Pauschalreiserecht-Definition

Abgrenzungen

• Meetings 
  • Organisation und Durchführung von Tagungen
  • Übernimmt die TMC nicht nur das Meetings-Management, sondern das gesamte Handling wie auch Teilnehmerorganisation, Teilnehmertransfer, Hotelzimmer-Verwaltung und Stornowesen, so können vorliegen:
    • Kongress-Management
      • Congress-Management
    • Event-Management
      • Event-Management
  • Siehe „Definition“ oben
• Incentives
  • Anreiz- und Belohnungsreisen
  • Incentive-Reisen
• Conventions (auch: Congresses)
  • Kongresse
  • Congress-Management
• Events
  • Fest- und Grossanlässe
  • Vom Firmenkunden selbst bestimmter, geschlossener Teilnehmerkreis
  • Event-Management

Rechtsnatur

• Allgemein
  • Vermittlung für den Unternehmenskunden (Auftrag)
  • Eigenleistungen (Werkvertrag)
• Konsumentenschutz (PRG?)
  • Vertrag, der den Konsumentenschutznormen unterworfen ist
    • nur bei privatem Charakter der Veranstaltung

Ziele

• Organisation eines Kongresses

Motive

• Beizug eines auf die Organisation und Durchführung von Kongressen spezialisierten Unternehmens (TMC, mit Kongress-Team)

Elemente

• Leistungen
  • Organisationsauftrag
    • Kleinere Kongresse
      • Sicherung der Kongressfaktoren
      • Preisverhandlung
      • Verwaltung der Hotelkontingente für die beschränkte Anzahl Teilnehmer (sog. Kontingentsverwaltung)
        • Zimmerart
        • Zimmerkategorie
        • Zimmeranzahl
        • Kontingentsbuchungen
        • Fixe Buchung oder zunehmend hohe Stornokosten
        • Restauration-Hotellerie-Kontingentsvertrag (Allotment Agreement)
    • Klassische Kongressorganisation
      • Rahmenprogramm für mitreisende Begleitpersonen (Ehegatten und ggf. Kinder)
      • Verpflegung
      • Unterhaltung am Abend
      • An- und Abreiselogistik
        • Gruppenbuchung für Flugreise
        • Transfer vom Airport zum Kongresshotel oder zu den Kongresshotels
    • Gesamtorganisation einschliesslich Teilnehmer-Handling durch TMC
      • Präzises Zeitmanagement
        • Rechtzeitige Weitergabe der Teilnehmerbuchungen
        • Schnelle Bewirtschaftung der Teilnehmerstornierungen
        • Vermeidung hoher Stornokosten durch Terminversäumnisse
      • Cash-Management
      • Besucher-/Berechtigungs-Management
      • Besucher-Statistiken
      • Sicherheitsdispositiv und Sicherheitsprogramm
      • etc.
  • Möglichkeit des Vorhandenseins weiterer oder aller MICE-Bereiche
    • Event-Funktionen
      • Leistungsgegenstand
        • zB Teilnehmermanagement
        • zB Transfermanagement
      • Art und Mass der Funktionen
        • zB Funktionenteilung m/Kunde
    • Incentive Travel-Funktionen
      • Leistungsgegenstand
        • je nach den Unternehmenskunden-Bedürfnissen
          • zB Rundreise im Rayon des Kongresses
          • zB Transferservices
• Finanzierung und Bezahlung
  • Initiative eines Kongressveranstalters
    • Eigenfinanzierung bzw. Zahlung durch den Kongressveranstalter (Bank, Versicherung, Pharmaunternehmen)
  • Initiative eines TMC (zB MIPIM, MAPIC, ExpoReal usw.)
    • Zahlung durch die Kongressteilnehmer
      • Standflächenmieter
      • Ausstellertickets
      • Besuchertickets
      • Konferenzprogrammbuchungen
      • usw.

Ausschliessliches Kongress-Management

• Gegenstand
  • Klassische, auf die Kongress-Organisation beschränkte Leistungen
• Leistung
  • Location
    • Kongressdestination
      • Suche nach geeigneten Veranstaltungsdestinationen
      • Festlegung
      • Recherche nach geeigneten Infrastrukturkapazitäten
      • Siehe ferner Box unten
    • Austragungsorte
      • Typische Messe- und Grossstädte
      • Austragungsort beeinflusst die Teilnahme-Nachfrage und die Qualität des Kongresses
      • Siehe ferner Box unten
    • Kongressanlage
      • Auswahl der Kongressanlage / Kongresshalle
    • Ausstattung der Kongressräumlichkeiten
      • Ausstattungsauswahl der für den Kongressveranstalter geeigneten Kongressräumlichkeiten
  • Austragungsdatum
    • Datumfixierung oder Festlegung des Zeitfensters
      • Besonders wichtiger Entscheid
        • Vermeidung von Terminkollisionen mit anderen Branchenmessen, Feiertagen (auch solche anderer Religionen oder in anderen Regionen), Schulferien, Ferragosto usw.
  • Gesamtorganisation für die teilnehmenden Personen
    • Unterkunft
    • Verpflegung
      • Catering
      • Getränke
      • Gaststätten im Kongress
    • Rahmenprogramm
      • Unterhaltung
      • Spouse-Programm
      • Abendprogramm
    • ev. Organisation der An- und Rückreise
• Vorbereitungsdauer
  • Lange Vorlaufzeit von 18 bis 36 Monaten
• Vorbereitungs- und Handling-Infrastruktur
  • Moderne IT-Infrastruktur
  • Branchensoftware

Kongress-Management als Teil Business Travel Managements (BTM)

• Gegenstand
  • Organisation + Schaffung eines Programms an Reiseleistungen (= Reiseprodukt)
    • Kombination von Reiseleistungen und Dienstleistungen
• Leistungsvarianten
  • Vermittlung einzelner Leistungen
    • Auswahlberatung bezüglich der günstigsten verfügbaren und gemäss Travel Policy des Klienten wählbaren
      • Flugverbindungen
      • Unterkunftsmöglichkeiten
    • ev. ergänzende Leistungen
      • Eintrittskartenbeschaffung
      • Restaurantreservation
      • Visa-Beschaffung
    • Gruppenbuchungen
      • In der Regel ab 10 gemeinsam reisenden Personen
      • Buchungen bei
        • Fluggesellschaften
        • Hotels
        • Restaurants
      • Preisgestaltungen
        • Kosteneinsparungen
  • BTM-Packages
    • Einheitliches Reiseprodukt
• Zielpublikum
  • Kongressveranstalter
• Zweck
  • Kommerzieller Zweck
  • Individueller Zweck
• Preisgestaltung
  • Grundleistung
    • Gesamtpreis oder
    • Pauschalpreis pro Person
  • Zusatzleistungen
    • Vergütung von Transaktionsentgelten
• Gewährleistung / Haftung
  • Einstehen des TMC für sein Produkt und seine Leistungen in jeder Hinsicht

Hauptleistungen

• Suchauftrag
  • Siehe „Elemente“ oben
• Optionale Vermittlung
  • Siehe „Elemente“ oben

Nebenleistungen

• Je nach Bedarf und Angebot

Preis

• Honorare des TMC
  • Pauschale oder
  • Zeitaufwandhonorar oder
  • u.U. nach Teilnehmerzahl
• Auftraggeber finanziert seine Kosten durch:
  • Standflächenmieten
  • Ticketfees an Aussteller
  • Ticketfees an Besucher
  • Buchungsgebühren für Konferenzprogramme
  • Sitzungszimmergelder
  • usw.

Vertrag / Verträge

• Vertrag Firmenkunde ./. TMC
  • Grundsatz
    • Vermittlungsvertrag mit dem Kunden (Auftrag)
  • Ausnahme
    • Innominatkontrakt (TMC als Leistungsträgerin bzw. Organisatorin von Eigenleistungen
  • Schadloshaltungsklausel
    • Um dem direkten Haftungsrisiko gegenüber Leistungserbringern und Teilnehmern zu entgehen, sollte sich der TMC im Vertrag mit dem Firmenkunden eine Schadloshaltung ausbedingen
  • Konditionen
    • Tritt der TMC nicht als Vermittler, sondern als Veranstalter in eigenem Namen und auf eigene Rechnung, unter Übernahme aller Veranstaltungsrisiken, auf, sollte er höhere Margen kalkulieren und mit dem Firmenkunden vereinbaren
  • Veranstaltungsvertrag
    • www.vertragsrecht.ch/innominatkontrakte-Veranstaltungsvertrag
• Verträge mit den jeweiligen Leistungserbringern
  • Vertretung
    • TMC als direkter Stellvertreter des Firmenkunden
      • = Regelfall
      • im Namen und auf Rechnung des Kunden
    • TMC als indirekter Stellvertreter des Firmenkunden
      • = Ausnahmefall
      • in eigenem Namen, aber auf Rechnung des Kunden
    • Weitere Detailinformationen
      • Direkte / indirekte Stellvertretung
  • Verträge
    • Kongresssaal
      • Mietvertrag (Immobiliarmiete)
        • Vgl. auch OR 253 Abs. 2
        • Mietrecht
    • Infrastruktur (Audiosysteme, Screens, Beamer, Stühle, Deko usw.)
      • Mietvertrag (Mobiliarmiete)
        • Vgl. auch OR 253 ff.
        • Mietrecht
  • Konditionen
    • Preise
      • Preisklassen / Stundentarife
    • Stornobedingungen
      • Stornoregelung hinsichtlich Zeitpunkt und Betragshöhe, gestaffelt nach Phasen vor dem Anlass, ansteigend bis am Ende 100 %

Rechte und Pflichten vs. Auftraggeber

• Je nach Leistungsvorgabe
  • Vermittlung
    • Auftragsrecht
    • Siehe “Abgrenzungen“ und „Rechtsnatur“, oben
  • Eigenleistungen
    • Werkvertragsrecht
    • Siehe „Abgrenzungen“ und „Rechtsnatur“, oben

Rechte und Pflichten vs. Teilnehmer

• Keine Anwendung des Pauschalreiserechts gegenüber den einzelnen Meeting-Teilnehmern, wenn es um eine geschäftliche Veranstaltung geht

Gewährleistung und Haftung

• Haftungsrisiken
  • Allgemein
    • Schadensgeneigte, komplexe Tätigkeit
    • Risiko, dass der TMC – ohne Klarstellung seines Vertreterhandelns (siehe Vertrag oben) – von den Leistungserbringern und Teilnehmern als allein verantwortlicher Reiseveranstalter wahrgenommen wird
  • Konstante Geschäftsbeziehung mit wiederholten Kongressveranstaltungen
    • Budgetierung, Auftraggeber-Information und –Instruktion verlaufs- und zahlenmässig möglich
  • (erstmaliger) Grossanlass kombiniert mit Teilnehmer-Management (schwierige Vorhersehbarkeit des Teilnehmerinteresses, der Buchungen und des „Hoteleinkaufs“ mit Stornorisiken, viele verschiedene Leistungsvarianten mit unterschiedlichen Stornokonditionen usw.)
    • Hohe Komplexität und Fehlerrisiken
    • Schwierigere Budgetierung und Prognostizierbarkeit
• Blosse Vermittlung
  • Blosse Sorgfaltshaftung
    • nach Auftragsrecht
    • Sorgfalt im Einzelfall
• TMC-Eigenleistungen
  • Erfolgshaftung
    • analog Werkvertragsrecht, vor allem wenn die TMC dem Unternehmenskunden die Preisgestaltung der einzelnen Teilleistungen (Mietzins für Kongressanlage, Übernachtungsaufwand beim Hotel usw.)
    • Voraussetzungen