Event-Management

Das Event-Management ist eine Sonderform des Business Travel Management (BTM):

Definition

• Event-Management   =   Organisation von Festanlässen bzw. Grossanlässen für Unternehmenskunden

Synonyme für Event oder ähnliche Begriffe

• Live-Kommunikation
• Live-Marketing
• Verkaufspräsentationen
• Investoren-Versammlungen
• Pressekonferenzen
• Sport- und Kulturveranstaltungen

Grundlagen

• OR 394 ff. (Auftragsrecht)
  • Auftrag
• OR 353 ff. (werkvertragsrecht)
  • Werkvertrag
• Keine Pauschalreisegesetz (PRG)-Anwendung,
  • da es sich um einen geschlossenen Firmenkunden-Anlass handelt

Abgrenzungen

• Meetings 
  • Organisation und Durchführung von Tagungen
  • Übernimmt die TMC nicht nur das Meetings-Management, sondern das gesamte Handling wie auch Teilnehmerorganisation, Teilnehmertransfer, Hotelzimmer-Verwaltung und Stornowesen, so können vorliegen:
    • Kongress-Management
      • Congress-Management
    • Event-Management
      • Event-Management
  • Siehe Definition oben
• Incentives
  • Anreiz- und Belohnungsreisen
  • Incentive-Reisen
• Conventions (auch: Congresses)
  • Kongresse
  • Congress-Management
• Events
  • Fest- und Grossanlässe
  • Vom Firmenkunden selbst bestimmter, geschlossener Teilnehmerkreis
  • Siehe „Definition“ oben

Rechtsnatur

• Vermittlung für den Unternehmenskunden (Auftrag)
• Eigenleistungen (Werkvertrag)

Ziele

• Fremdorganisation eines Events

Motive

• Beizug eines Spezialisten, der dem Unternehmenskunden die Aufgaben bei der Event-Organisation abnimmt

Elemente

• Leistungen
  • Allgemein
    • Keine klare Abgrenzung von den übrigen MICE-Dienstleistungen möglich
    • Erfordernis der Einzelfallbeurteilung
  • Möglichkeit des Vorhandenseins weiterer oder aller MICE-Bereiche
    • Kongressmanagement-Funktionen
      • Mass der Funktionen
        • je nach
          • Planung des Anlasses
          • Vorbereitungsarbeiten
          • Komplexität des Anlasses
          • Risiken des Anlasses
      • Teilnehmermanagement
        • TMC-Zuständigkeit?
        • mit dem Kunden geteiltes Teilnehmermanagement
      • Transfermanagement
        • Organisation der Anreise und Abreise für die einzelnen Teilnehmer
          • im Namen und Auftrag des Unternehmenskunden
    • Incentive Travel-Funktionen
      • Leistungsgegenstand
        • je nach den Unternehmenskunden-Bedürfnissen
      • Eintrittskarten zum Veranstaltungsbesuch
      • Übernachtung
      • Limousinenservice
      • Verpflegung (Mahlzeiten u/o Getränke)
• Finanzierung und Bezahlung
  • Eigenfinanzierung durch den Geschäftskunden
  • Zahlung der Veranstaltungskosten durch den Firmenkunden

Ausschliessliches Event-Management

• Gegenstand
  • Event für geschlossenen, vom Kunden bestimmten Teilnehmerkreis
• Leistung
  • Erbringung der Organisations-Leistungen

Event-Management als Teil Business Travel Managements (BTM)

• Gegenstand
  • Organisation eines Events im Namen des Firmenkunden, aber für die Öffentlichkeit, wie
    • Konzerte
    • Sportanlässe
    • Festanlässe
  • Weitere Reisedienstleistungen
    • Übernachtung
    • Beförderung
• Stellung des BTM
  • TMC-Eventveranstalter als Reiseveranstalter
• Konsumentenschutz?
  • Ausgangslage
    • Für jeden (Endverbraucher) offene Firmenevents gelten nicht mehr als Gegenstand des Geschäftsreisemanagements
      • Es liegt kein Vertrag unter Kaufleuten vor (B2B (Business-to-Business)), sondern ein solcher B2C (Business to Consumer)
      • Abgrenzung
  • Anwendung des Pauschalreisegesetz (PRG)
    • Personenfokus
      • gegenüber den Teilnehmern / Reisenden
    • Grundlage
      • PRG 2 Abs. 1
    • Gewährleistung und Haftung
      • Angestellte des Firmenkunden
        • Praktisch geringes Risiko, wenn die Teilnehmer Mitarbeiter des Firmenkunden sind
      • Kunden der Firmenkunden (zB Bankkunden, Aerzte bei einem Pharmakunden, Behördenmitglieder und ihre Ehegatten etc.)
        • Exponierung des TMC (jedenfalls Vermeidung von Beanstandungen)
      • Reisemängel (Gewährleistung)
      • Haftung (Schadenersatz)
    • Weitere Detailinformationen
      • Pauschalreiserecht-Definition
• Leistungsvarianten
  • Vermittlung einzelner Leistungen
    • Auswahlberatung bezüglich der günstigsten verfügbaren und gemäss Travel Policy des Klienten wählbaren
      • Flugverbindungen
      • Unterkunftsmöglichkeiten
    • ev. ergänzende Leistungen
      • Eintrittskartenbeschaffung
      • Restaurantreservation
      • Visa-Beschaffung
    • Gruppenbuchungen
      • In der Regel ab 10 gemeinsam reisenden Personen
      • Buchungen bei
        • Fluggesellschaften
        • Hotels
        • Restaurants
      • Preisgestaltungen
        • Kosteneinsparungen
  • TMC-Packages
    • Vorgefertigte, vom Unternehmenskunden finanzierte Leistungspakete
      • zB Eintrittskarten zum Veranstaltungsbesuch + Übernachtung + Limousinenservice + Verpflegung
• Zielpublikum
  • Firmenkunden
  • Ämter
  • etc.
• Zweck
  • Siehe „Elemente“, oben
• Preisgestaltung
  • Gesamtpreis oder
  • Pauschalpreis pro Person
• Gewährleistung / Haftung
  • Einstehen des TMC für sein Produkt und seine Leistungen in jeder Hinsicht

Hauptleistungen

• Suchauftrag (meist kurzfristig)
  • Eventräume
    • in geeigneter Form
    • mit üblicher Infrastruktur
  • ggf. Getränke und Verpflegung
• Optionale Vermittlung
  • Transferleistungen
  • Hotelzimmer-Buchungsmöglichkeit (Freihaltung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt)

Nebenleistungen

• Je nach Bedarf und Angebot

Preis

• Pauschale oder
• Zeitaufwandhonorar oder
• u.U. nach Teilnehmerzahl

Vertrag

• Grundsatz
  • Vermittlungsvertrag mit dem Kunden (Auftrag)
• Ausnahme
  • Innominatkontrakt (TMC als Leistungsträgerin bzw. Organisatorin von Eigenleistungen
• Veranstaltungsvertrag

Rechte und Pflichten vs. Auftraggeber

• Je nach Leistungsvorgabe
  • Vermittlung
    • Auftragsrecht
    • Siehe “Abgrenzungen“ und „Rechtsnatur“, oben
  • Eigenleistungen
    • Werkvertragsrecht
    • Siehe „Abgrenzungen“ und „Rechtsnatur“, oben

Rechte und Pflichten vs. Teilnehmer

• Grundsatz
  • Keine Anwendung des Pauschalreisegesetzes (PRG) gegenüber den einzelnen Event-Teilnehmern, wenn es um eine geschäftliche Veranstaltung geht
• Ausnahme
  • PRG-Anwendung
    • bei touristischer Leistungsbündelung durch den TMC oder
    • bei Eventveranstaltung für offenen Teilnehmerkreis (B2C (Business to Consumer))
  • Abgrenzungen

Gewährleistung und Haftung

• Blosse Vermittlung
  • Blosse Sorgfaltshaftung
    • nach Auftragsrecht
    • Sorgfalt im Einzelfall
• TMC-Eigenleistungen
  • Erfolgshaftung
    • analog Werkvertragsrecht, vor allem wenn die TMC dem Unternehmenskunden die Preisgestaltung der einzelnen Teilleistungen (Mietzins für Event-Saal, Übernachtungsaufwand beim Hotel usw.)
    • Voraussetzungen