Meeting-Management

Das Meeting-Management ist eine Sonderform des Business Travel Management (BTM):

Definition

• Meeting-Management   =   Organisation von Treffen und Sitzungen

Synonyme für Meeting oder ähnliche Begriffe

• Sitzung
• Besprechung
• Workshop
• Session

Grundlagen

• OR 394 ff. (Auftragsrecht)
  • Auftrag
• in der Regel keine Pauschalreisegesetz (PRG)-Anwendung,
  • wenn es um eine geschäftliche Veranstaltung geht; nur eine Bündelung touristischer Hauptleistungen zu einem Package (Flug, Übernachtung und Verpflegung) ohne geschäftlichem Charakter der Veranstaltung
  • wenn es um einen Mitarbeiteranlass des Unternehmenskunden geht (Weihnachtsessen, Nachtessen nach Schulung, Firmenjubiläum etc.)
  • Pauschalreiserecht-Definition

Abgrenzungen

• Meetings 
  • Organisation und Durchführung von Tagungen
  • Übernimmt die TMC nicht nur das Meetings-Management, sondern das gesamte Handling wie auch Teilnehmerorganisation, Teilnehmertransfer, Hotelzimmer-Verwaltung und Stornowesen, so können vorliegen:
    • Kongress-Management
      • Congress-Management
    • Event-Management
      • Event-Management
  • Siehe Definition oben
• Incentives
  • Anreiz- und Belohnungsreisen
  • Incentive-Reisen
• Conventions (auch: Congresses)
  • Kongresse
  • Congress-Management
• Events
  • Fest- und Grossanlässe
  • Vom Firmenkunden selbst bestimmter, geschlossener Teilnehmerkreis
  • Event-Management

Rechtsnatur

• Allgemein
  • Vermittlung für den Unternehmenskunden (Auftrag)
  • Eigenleistungen (Werkvertrag)
• Konsumentenschutz (PRG?)
  • Vertrag, der den Konsumentenschutznormen unterworfen ist
    • nur bei privatem Charakter der Veranstaltung

Ziele

• Fremdorganisation eines Meetings, eines Banketts

Motive

• Beizug eines Spezialisten, der dem Kunden die wesentlichen Aufgaben bei der Meeting-Realisation abnimmt

Ausschliessliches Meeting-Management

• Gegenstand
  • Klassische, auf die Meeting-Organisation beschränkte Leistungen
• Leistung
  • Vermittlung einzelner Leistungen

Meeting-Management als Teil Business Travel Managements (BTM)

• Gegenstand
  • Organisation + Schaffung eines Programms an Reiseleistungen (= Reiseprodukt)
    • Kombination von Reiseleistungen und Dienstleistungen
• Leistungsvarianten
  • Vermittlung einzelner Leistungen
    • Auswahlberatung bezüglich der günstigsten verfügbaren und gemäss Travel Policy des Klienten wählbaren
      • Flugverbindungen
      • Unterkunftsmöglichkeiten
    • ev. ergänzende Leistungen
      • Eintrittskartenbeschaffung
      • Restaurantreservation
      • Visa-Beschaffung
    • Gruppenbuchungen
      • In der Regel ab 10 gemeinsam reisenden Personen
      • Buchungen bei
        • Fluggesellschaften
        • Hotels
        • Restaurants
      • Preisgestaltungen
        • Kosteneinsparungen
  • BTM-Packages
    • Einheitliches Reiseprodukt
• Zielpublikum
  • Firmenkunden
  • Ämter
  • etc.
• Zweck
  • Kommerzieller Zweck
  • Individueller Zweck
• Preisgestaltung
  • Gesamtpreis oder
  • Pauschalpreis pro Person
• Gewährleistung / Haftung
  • Einstehen des TMC für sein Produkt und seine Leistungen in jeder Hinsicht

Hauptleistungen

• Suchauftrag (meist kurzfristig)
  • Sitzungsräume
    • in geeigneter Form
    • mit üblicher Infrastruktur
      • gewünschte Zahl Sitzplätze und Tische
      • Rednerpult
      • Flipchart
      • Beamer
      • usw.
  • Getränke
  • Snacks oder Fingerfood
• Optionale Vermittlung
  • Transferleistungen
  • Hotelzimmer-Buchungsmöglichkeit (Freihaltung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt)

Nebenleistungen

• Je nach Bedarf und Angebot

Preis

• Pauschale oder
• Zeitaufwandhonorar oder
• u.U. nach Teilnehmerzahl

Vertrag

• Grundsatz
  • Vermittlungsvertrag mit dem Kunden (Auftrag)
• Ausnahme
  • Innominatkontrakt (TMC als Leistungsträgerin bzw. Organisatorin von Eigenleistungen
• Veranstaltungsvertrag

Rechte und Pflichten vs. Auftraggeber

• Je nach Leistungsvorgabe
  • Vermittlung
    • Auftragsrecht
    • Siehe “Abgrenzungen“ und „Rechtsnatur“, oben
  • Eigenleistungen
    • Werkvertragsrecht
    • Siehe „Abgrenzungen“ und „Rechtsnatur“, oben

Rechte und Pflichten vs. Teilnehmer

• Keine Anwendung des Pauschalreiserechts gegenüber den einzelnen Meeting-Teilnehmern, wenn es um eine geschäftliche Veranstaltung geht

Gewährleistung und Haftung

• Blosse Vermittlung
  • Blosse Sorgfaltshaftung
    • nach Auftragsrecht
    • Sorgfalt im Einzelfall
• TMC-Eigenleistungen
  • Erfolgshaftung
    • analog Werkvertragsrecht, vor allem wenn die TMC dem Unternehmenskunden die Preisgestaltung der einzelnen Teilleistungen (Mietzins für Meeting-Saal, Übernachtungsaufwand beim Hotel usw.)
    • Voraussetzung