Die Abläufe der GV sind zu protokollieren, wobei sich die Form nach dem GV-Gegenstand richtet:
Schriftform
- Zuständig: Protokollführer, in der Regel der Sekretär des VR
- Die Schriftform ist unabdingbar (vgl. OR 702 Abs. 2 Satz 1)
- Protokollierungsart
- Ergebnisprotokoll (Ergebnis der Abstimmungen und Wahlen; siehe nachfolgend „Inhalt“), ergänzt um wörtliche Protokollierung bei Protokollierungswunsch der Votanten
- Inhalt (vgl. OR 702 Abs. 2)
- Anzahl, Art, Nennwert und Kategorie der Aktien, die von den Aktionären, von den Organen, von unabhängigen Stimmrechtsvertretern und von Depotvertretern vertreten werden
- die Beschlüsse und die Wahlergebnisse
- die Begehren um Auskunft und die darauf erteilten Antworten
- die von den Aktionären zu Protokoll gegebenen Erklärungen.
- Einsichtsrecht der Aktionäre
- Jeder Aktionär hat das Recht, das Protokoll einzusehen (vgl. OR 702 Abs. 3)
- Aufbewahrungspflicht
- auch GV-Protokolle sind während 10 Jahren aufzubewahren (vgl. OR 962 Abs. 1)
Öffentliche Beurkundung
- Zuständig: Urkundsbeamter (Notar)
- Der Form der öffentlichen Beurkundung bedürfen folgende Beschlüsse:
- AK-Erhöhung
- AK-Herabsetzung
- Umwandlung
- Fusion
- Spaltung
- Auflösung
- Statutenänderungen
- Die öffentliche Urkunde ersetzt das schriftliche GV-Protokoll.
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