Für die Protokollführung gelten folgende Prinzipien:
- Protokollierungszwang
- Protokollführer:
- Primär: Sekretär des VR
- Sekundär: eine andere vom VR bestimmte Person
- Protokollierungsart:
- Vollprotokoll (Teilnehmer und Absenzmeldungen, Begrüssung, Rekapitulierung Einladung, Bestätigung Erhalt von Einladung und Unterlagen, Ordnungsanträge; bei den einzelnen Traktanden: Anträge und Begründung des VR-Präsidents, Voten aller Teilnehmer, (Gegen-)Anträge der Mitglieder, Stimmverhältnisse und –ergebnisse)
- ein reines Beschlussprotokoll ist ungenügend
- ein Ergebnisprotokoll (zusammenfassende Feststellungen der Voten und Vollprotokollierung der Beschlussfassung) dürfte für unproblematische Traktanden möglich sein, verbunden mit situativem Vorgehen (ev. wörtliche Protokollierung eines bestimmten Votums auf Wunsch des betreffenden Votanten; ev. wörtliche Protokollierung der Ausführungen eines bestimmten Traktandums)
- Relevanz des VR-Protokolls bei allf. Verantwortlichkeitsklagen
- Vorsicht in Umfang und wording
- Form:
- Schriftform
- Unterzeichnung durch Vorsitzenden (idR VR-Präsident) und Sekretär
Gesetzliche Grundlage
Art. 713 OR
2. Beschlüsse
3 Über die Verhandlungen und Beschlüsse ist ein Protokoll zu führen, das vom Vorsitzenden und vom Sekretär unterzeichnet wird.
Weiterführende Informationen
- Jedem Teilnehmer ist die genaue Protokollkontrolle empfohlen.
- Unrichtige oder im wording einen falschen Eindruck vermittelnde Protokollierungen sind unbedingt berichtigen zu lassen (zeitnahe Berichtigungsbegehren, mit eigenem Textvorschlag, empfohlen)
Bürgi Nägeli Rechtsanwälte
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